Biblioteconomia - Artigos

1.     Biblioteca Digital: Uma Abordagem Conceitual 2.     Informação e Gestão da Informação 3.     Biblioteca Virtual e o Acesso às Informações Científicas e Acadêmicas 4.     Classificação Bibliográfica: As Diversas Contribuições para o Tratamento da Informação 5.     Ficha Catalográfica (AACR2) 6.     Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos

BIBLIOTECA DIGITAL: uma abordagem conceitual1.

Renato Vieira da Assunção*

    RESUMO

   A humanidade ao longo do seu desenvolvimento sempre teve a ambição de construir bibliotecas capazes de guardar, organizar e disseminar toda a informação e o conhecimento produzido pelo homem no decorrer do tempo. Neste contexto, a biblioteca digital surge como mecanismo eficiente para suprir essa necessidade assistida das tecnologias de informação e comunicação vigentes durante o seu desenvolvimento. A biblioteca digital é um fenômeno tecnossocial da década de 1990, que atrelada ao desenvolvimento e popularização da internet, tornou-se mais visível nos últimos anos. O presente artigo parte de uma de pesquisa exploratória baseada em um levantamento bibliográfico, com o objetivo de discutir e compreender a temática da biblioteca digital, a fim de evidenciar o grande problema que assombra essa categoria de biblioteca que diz respeito a sua conceitualização e possíveis definições, haja vista que ainda há uma ambiguidade quanto ao termo biblioteca digital, sendo muitas das vezes confundida ou associada com biblioteca eletrônica ou virtual.

Palavras-chave: Biblioteca Digital. Definições. Conceitos. Tecnologias de Informação e Comunicação.

1 Trabalho científico de comunicação oral apresentado ao GT4 – Tecnologia e Redes de Informação .

* Graduando em Biblioteconomia, UFPA, renato.assuncao@icsa.ufpa.br

    1 INTRODUÇÃO

    Não é de hoje que sonhamos com uma biblioteca que seja capaz de reunir o máximo de documentos publicados em todos os lugares do mundo, com o objetivo de organizar, armazenar, disseminar e democratizar a informação e o conhecimento, além de disponibilizar seu conteúdo de forma rápida, prática e eficiente de uma maneira global, em que o tempo e o lugar não interfiram na busca da informação e do conhecimento.

    Acredita-se que com os avanços significativos da ciência e tecnologia na área de informação e comunicação esse sonho possa torna-se realidade, e que a biblioteca digital seja a protagonista dessa realização.

    A biblioteca digital surge em um contexto em que se sobrepõe a necessidade de guardar, organizar e disseminar toda a informação e o conhecimento produzidos pela humanidade no decorrer do tempo. Poderíamos também atribuir o nascimento da biblioteca digital ao sonho da biblioteca universal, que seria capaz de reunir todo o conhecimento, experiência e literatura humana para que não se perdessem com o tempo, assim como disseminar essa informação de maneira global.

    “A idéia de um repositório que se desdobre ao infinito registrando e organizando todo o conhecimento humano parece ser um sonho que obsessivamente renovado ao longo do tempo” (SAYÃO, 2008, p. 4). Uma grande ambição da humanidade perceptível ao passar do tempo está na tentativa incessante de armazenar e organizar todo o conhecimento humano e torná-lo disponível a todos.

    A biblioteca digital é um fenômeno dos anos noventa do século XX, porém essa ideia não é nova, seu primeiro protótipo data de 1945 com o memex idealizado por Vannevar Bush que ainda hoje é considerado o embrião da biblioteca digital. O Memex seria uma maquina que possibilitaria armazenar textos e imagens e criar associações entres eles.

    Acredita-se que a biblioteca digital é uma evolução da biblioteca tradicional, e supostamente esse fato se dá a partir da década de 1960 com o processo de informatização das bibliotecas. Vale ressaltar que as bibliotecas possuem uma longa e complexa história de mudanças tecnológicas, e com o advento da internet, a biblioteca digital desempenhou um papel fundamental na comunicação científica.

    A biblioteca digital nos últimos anos redefiniu o conceito de biblioteca que conhecíamos até então. Apresentou-nos uma nova noção de biblioteca, livre das suas limitações físicas e quebrando as barreiras de tempo e espaço.

    Apesar de passado mais de meio século após os primeiros indícios do surgimento da biblioteca digital, durante todo esse tempo não fomos capazes de criar uma definição precisa e consensual que compreenda o conceito de biblioteca digital.

    A indagação acerca do conceito de biblioteca digital pressupõe duas linhas de investigação de naturezas diversas, confundidas por muitos. A primeira diz respeito à biblioteca digital como um fruto de um processo evolutivo das bibliotecas como um todo. A seguinte vê a biblioteca digital como uma ferramenta tecnológica que revolucionou o cenário das bibliotecas, mas, entretanto, fomenta a dúvida de que a biblioteca digital seja realmente uma biblioteca.

    2 O SONHO

  O sonho da biblioteca universal ou total ilustra a história da humanidade durante todo o seu desenvolvimento. A ambição de construir bibliotecas ou mecanismos capazes de guardar, organizar e disseminar toda a informação e o conhecimento produzidos pelo homem tornou-se um obsessão notável no século passado.

    O maior exemplo desse desejo mítico foi a Biblioteca de Alexandria, fundada possivelmente no século III a.C., que provavelmente é a referência mais antiga da concretização da busca incessante pela totalização do conhecimento em um verdadeiro “Palácio de Saberes” (SAYÃO, 2008, p. 3). “Desde Alexandria, o sonho da biblioteca universal excita as imaginações ocidentais” (CHARTIER, 1999, p. 117).

   A expectativa de se criar uma biblioteca universal, que reúna todo o saber existente, começa a ser perseguida, e a Biblioteca de Alexandria exemplifica uma dessas aspirações, como tentativa de disponibilizar todo o conhecimento humano em um único local (GARCIA, 2007, p. 64).

    A biblioteca digital surge a partir do sonho da biblioteca universal assistida das tecnologias de informação e comunicação do século XX. Apesar de a biblioteca tradicional executar um papel fundamental na tentativa da concretização desse sonho, é a biblioteca digital que ultrapassa as barreiras de tempo e espaço, possibilitando a universalização do conhecimento graças a sua associação às redes de telecomunicações como a internet.

   Sua origem está atrelada às ideias de visionários que marcaram época, com objetivos semelhantes de organizar e guardar em um único lugar todo o conhecimento

produzido, alguns foram além ao acreditarem na possibilidade de também poder disseminar todo esse conhecimento de forma global.

    O visionário Herbert George Wells (1866-1946), em “O Cérebro Mundial” (World Brain – The Idea of a Permanent World Encyclopaedia), uma coletânea de ensaios publicados em 1938, idealizou o que seria a Enciclopédia Universal Permanente “Permanent World Encyclopaedia”, na qual todo e qualquer conhecimento humano estaria disponível em todas as partes do planeta, a concebendo como: “[...] um repositório onde conhecimento e idéias são recebidas, ordenadas, sumarizadas, classificadas, analisadas e comparadas” (WELLS, 1938, p. 49 apud SAYÃO, 2008, p. 5).

   Provavelmente o personagem mais importante no processo de idealização da biblioteca digital seja Vannevar Bush (1890-1974), que em 1945, na época Diretor do Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento Científico do EUA, publicou um artigo na revista The Atlantic Montly, com o título “As We May Think”(em português “Como Podemos Pensar”). O artigo discutia um dos problemas mais complicados para a comunidade científica da época, que era o de encontrar uma forma de armazenar e recuperar o conhecimento que eles desenvolviam em suas pesquisas e investigações. Bush também relatava algumas experiências com sua equipe de cientistas que trabalhava no desenvolvimento de novas tecnologias, além de descrever uma máquina de leitura capaz de armazenar e recuperar informações, que intitulou de Memex.

    Segundo a literatura, a estrutura que conhecemos hoje por biblioteca digital, apesar de ser um fenômeno dos anos 90, na verdade foi idealizada em 1945 com o protótipo de Bush, que ele chamou de Memex (Memory Extension), “que em inglês ao pé da letra quer dizer memória extensiva, mas que na prática queria dizer memória expansível, ou memória que se possa expandir” (PROCÓPIO, 2004, p. 11). O Memex seria um instrumento de pesquisa e recuperação da informação baseado na tecnologia de microfilmagem, capaz de armazenar textos e imagens e criar associações entre eles.

    De acordo com Procópio (2010, p. 24): “tal maquininha, trazia consigo o conceito do acesso a uma teia com servidores de conteúdo informacional interligada, que claramente Bush considerava ser a biblioteca universal do futuro [e o que é hoje para nós a World Wide Web]”

   O Memex surge no cenário em que o progresso científico e a grande produção de pesquisas científicas da época necessitavam de um mecanismo para viabilizar a comunicação e o armazenamento das informações geradas.

   O intuito de Bush era evitar que as informações relevantes fossem perdidas em meio à abundância absurda de conhecimento que era gerado. Bush defendia a ideia de que se o documento é importante para a ciência, deve ser preservado, armazenado e, principalmente, consultado (BUSH, 1945).

   Na década de 1960, Joseph Carl Robnett Licklider (1915-1990), um dos mais influentes e conhecidos pesquisadores da área da ciência da computação, destacando-se na sua atuação no desenvolvimento da internet, “cunhou a expressão 'biblioteca do futuro' referindo-se à sua visão de uma biblioteca completamente baseada em computador” (SAYÃO, 2008, p. 9, grifo nosso).

Em 1965, Licklider escreveu seu livro Libraries of the Future, onde discutia sobre as possibilidades de como as informações poderiam ser armazenadas e recuperadas eletronicamente. De acordo com Arms (2000), neste trabalho, Licklider descreveu a concepção que chamou de “sistema procognitivo” (termo original Progonitive System) para o ano de 2000. Ele previa bibliotecas digitais baseadas no processamento eletrônico da informação, onde estaria-se livre das limitações físicas dos livros e também da própria biblioteca.

   As ideias de Licklider refletiram na concepção de bibliotecas do futuro, inclusive da biblioteca digital, assim como teve um efeito profundo sobre a internet, onde ele foi um dos pioneiros no seu desenvolvimento. Sendo que a internet, no fim do século XX e início do século XXI, revolucionou todas as formas de comunicação conhecidas até então. “Realmente, a comunicação em linha representa uma revolução tão grande quanto a de Gutenberg” (FONSECA, 1987, p. 126).

    Licklider acreditava que o uso dos computadores para auxiliar nas tarefas, e da comunicação eletrônica seria fundamental nas bibliotecas do futuro, auxiliando no processo de armazenagem, recuperação e disseminação da informação via uma conexão eletrônica, ou seja, as bibliotecas do futuro se utilizariam de redes capazes de transmitir o conhecimento por intermédio dos computadores conectados a sistemas de telecomunicação. Assim, a rede assume o papel de cordão umbilical da biblioteca digital prevista por Licklider.

    Vários foram os personagens que no decorrer da história idealizaram esse tipo de biblioteca, e que foram considerados visionários em suas épocas. Alguns ficaram marcados por descrever mecanismos que possibilitariam a concretização do sonho da biblioteca universal, como foi o caso do Vannevar Bush em 1945, que idealizou e descreveu o Memex que representa o embrião da biblioteca digital. Outros que idealizaram mudanças significativas advindas graças às tecnologias de informação e comunicação, como J. C. R. Licklider que, em 1965, idealizou as bibliotecas do futuro e previu que o fenômeno rede seria o cordão umbilical da biblioteca digital.

    3 BIBLIOTECA DIGITAL REDEFININDO O CONCEITO DE BIBLIOTECA

   A inquietação com as controvérsias relativas ao conhecimento humano e, consequentemente, à formação de conceitos remonta à Antiguidade. Sócrates (470-339 a.C.), foi o pioneiro na elaboração definitiva da noção de conceito, apesar dessa preocupação ser oriunda dos pré-socráticos. Segundo Aristóteles (384-322 a.C.), Sócrates foi o criador da ciência moral e o iniciador da filosofia e dos conceitos.

  Para Bréhier (1962), Sócrates buscava definições de valores universais, procurando, através do pensamento indutivo e do silogismo, respostas para como as coisas são realmente, ou seja, na sua substância ou essência. Sócrates é “de quem emerge o movimento de ideias da filosofia do conceito” (BRÉHIER, 1977, p. 9).

    Segundo Marcondes (2008, p. 46): “a concepção filosófica de Sócrates pode ser caracterizada como um método de análise conceitual. Isso pode ser ilustrado pela célebre questão socrática “o que é...?”, [...] através da qual se busca a definição de uma determinada coisa”.

   Nas entrelinhas dos pensadores, o conceito é entendido como a representação de uma ideia de caráter universal que, quando intencionada, conduz à formulação de uma imagem no pensamento do intérprete, ou seja, o conceito é produto da reflexão. Logo, a imagem no pensamento do intérprete é a expressão de uma ideia universal e a formulação de um conceito. É a partir do entendimento individual que formulamos conceitos, e a partir dos conceitos que podemos delinear a extensão do assunto em busca de uma definição.

A biblioteca digital surgiu e modificou completamente o conceito de biblioteca, há quem coloque em dúvida se a biblioteca digital realmente é uma biblioteca, “a biblioteca digital é uma biblioteca?” (TAMMARO; SALARELLI, 2008, p. 133), há também quem aplique a teoria da “evolução tecnológica da biblioteca” para explicar a biblioteca digital (CUNHA, 2000). Fato é que a biblioteca digital redefiniu o conceito de biblioteca.

    Há mais de duas décadas o conceito de biblioteca digital vem sofrendo alterações, as quais, consideradas em seu conjunto, já constituem mudanças profundas até mesmo no conceito de biblioteca. A velha ideia de que as bibliotecas seriam as guardiãs do conhecimento humano, e que geralmente estavam em lugares fora do alcance da maioria (como as bibliotecas da antiguidade), consideradas por muitos apenas sinônimo de poder, caiu por completo com a introdução das tecnologias de informação e comunicação no cenário das bibliotecas a partir do século passado. “O advento das novas tecnologias da informação está mudando a noção de biblioteca neste século” (LUCAS, 2004, p.16). As barreiras de tempo e espaço que acompanharam as bibliotecas por toda sua trajetória sucumbiram diante das tecnologias de informação e comunicação.

    As rápidas e profundas transformações tecnológicas dos últimos tempos têm gerado reinterpretações da noção de biblioteca que, não raro, introduzem distorção no conceito que dela se faz e alguma descontinuidade na compreensão das suas funções, aspectos que hoje são visíveis na diversidade de acepções em que, frequentemente, a biblioteca é invocada (FURTADO, 1998, p. 3).

    O novo conceito de biblioteca, que definimos como biblioteca digital, “aparenta algo revolucionário, mas, na verdade, ele é resultado de um processo gradual e evolutivo” (CUNHA, 1999). Essa evolução tem início a partir da introdução dos computadores no cenário das bibliotecas tradicionais ainda no século passado.

Essa categoria de biblioteca surge em resposta ao caos documental do século XX, “a explosão documentária aumentou significativamente a dificuldade de recuperar informação em sistemas manuais” (TEIXEIRA; SCHIEL, 1997). Esse novo mecanismo facilitou consideravelmente o processo de indexar, armazenar e recuperar a informação.

    A biblioteca digital além de modificar a noção que tínhamos até então sobre a biblioteca, possibilitou também a quebra de barreiras jamais imaginada antes, como a barreira de tempo e espaço. Levacov (2005) atribui esse feito graças à associação da biblioteca com as tecnologias das telecomunicações em rede. Tammaro e Salarelli (2008), defendem que a biblioteca digital sem a rede nada mais é que uma biblioteca autista, ou seja, não tem sentido ela sem a rede.

    Levando em consideração o pensamento desses autores, lembramos que foi o advento da internet que popularizou a biblioteca digital, além da própria web ser por muitas vezes encarada como uma gigantesca biblioteca digital. Lesk (1999 apud MÉNDEZ RODRIGUEZ, 2009) chegou a afirmar explicitamente que a web seria a biblioteca digital em escala mundial. A afirmação de Lesk é no mínimo inusitada, tendo em vista que na web a informação é encontrada sob várias formas, sem seguir um padrão pré-definido, ou seja, sem a essência da biblioteca que é a organização para facilitar a recuperação da informação. Sayão (2009), ressalta que: “o conceito de biblioteca digital não é algo que desponta desvinculado da idéia ancestral que temos de biblioteca”.

    Provavelmente essa confusão entre a biblioteca digital e a web acontece pelo fato do desenvolvimento da internet está intimamente ligado com o surgimento da biblioteca digital. Vale à pena ressaltar que a biblioteca do futuro idealizada por Licklider, um dos pioneiros no desenvolvimento da internet, estaria assistida de uma rede que possibilitaria a troca de informações.

    4 BIBLIOTECA DIGITAL, VIRTUAL OU ELETRÔNICA?

   Durante o desenvolvimento da biblioteca digital alguns problemas surgiram, dentre eles os mais complexos e enigmáticos são a procura por uma definição e a ambiguidade que assombra essa categoria até os dias atuais.

   A ambiguidade pode ser explicada da seguinte forma: Durante toda a sua história, a biblioteca como instituição social sofreu diversas transformações. Essas mudanças tornaram-se mais explícitas a partir do desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação, em especial do computador e da internet.

   Com a introdução dos computadores no cenário da biblioteca, essa passou a ser considerada como automatizada. Logo depois, os novos suportes informacionais como o CD-ROM fizeram com que a biblioteca passasse a ser conhecida como biblioteca eletrônica. Em seguida, com o desenvolvimento das “redes digitais”, as bibliotecas passaram a ser chamadas de bibliotecas virtuais e também bibliotecas digitais.

   Na linha cronológica de Cunha (2000), a biblioteca digital surge após a biblioteca eletrônica, logo, a biblioteca virtual é o ultimo estágio do processo de evolução das bibliotecas. Porém, Tammaro e Salarelli (2008) alertam que: “a expressão „biblioteca virtual‟ é mais antiga do que „biblioteca digital‟, assim como a afinidade com o conceito utópico de biblioteca como acesso ao conhecimento universal”. A partir dessa teoria da evolução das bibliotecas, percebemos o possível motivo da ambiguidade entre os termos que envolvem as bibliotecas.

  Seguindo o raciocínio de Cunha (2000), compreendemos que a biblioteca digital não surgiu aleatoriamente, e sim faz parte de um processo de evolução partindo da biblioteca tradicional (moderna), acompanhada dos suportes tecnológicos da informação. A biblioteca, de forma geral, e a sua prestação de serviço à comunidade, em particular, não pode ficar alheia às transformações e aos avanços obtidos pela tecnologia da informação, sob pena de torna-se um mecanismo obsoleto.

   Durante esse processo evolutivo, a biblioteca digital recebeu diversas nomenclaturas. Segundo Cunha (1999), a biblioteca digital é também conhecida como biblioteca eletrônica, biblioteca virtual, biblioteca sem paredes e biblioteca conectada a uma rede. Para Sayão (2009), esses termos “possuem diferentes significados, mas que são usados frequentemente para designar a mesma coisa”.

   A biblioteca digital é uma coisa única, embora seja chamada de diferentes nomes: biblioteca eletrônica, biblioteca virtual, biblioteca on-line, biblioteca híbrida, biblioteca multimídia, biblioteca do futuro, biblioteca do século XXI, biblioteca sem paredes, biblioteca biônica, biblioteca conectada a uma rede, máquina eletrônica e até mesmo de biblioteca digital.

    5 A (IN) DEFINIÇÃO DA BIBLIOTECA DIGITAL

   O fato de diferentes termos serem usados como sinônimos para designar a biblioteca digital fez com que viesse a tona outro grande desafio na recente história das bibliotecas digitais, que é a procura por uma definição precisa e consensual.

   Como percebemos as acepções de biblioteca eletrônica, digital e virtual se entrelaçam entre si, isso fez com que o aparecimento de infinitas definições para a biblioteca digital nos últimos anos fosse inevitável. Schwartz (2000), em um estudo sobre essa temática, encontrou sessenta e quatro diferentes definições “formais” e “informais” para designar a biblioteca digital, isso há um pouco mais de dez anos.

   Sayão (2008), explica que criou-se uma expectativa muito grande em torno das bibliotecas digitais, principalmente por elas terem sido adotadas como o novo paradigma de sistema de informação. Logo as noções individuais de determinados autores foram adotadas como definições. Algumas meramente apresentavam características particulares de bibliotecas digitais. 

“As definições de biblioteca digital se reconfiguram de acordo com os seus inúmeros protagonistas que se espalham por muitas áreas” (SAYÃO, 2009, p. 15).

   Torna-se mais complexo definir essa categoria de biblioteca sabendo-se que o termo “biblioteca digital” vem sendo usado para designar uma variedade infinita de coisas. Segundo Sayão (2009), esse termo tornou-se sinônimo de infinitos objetos, de catálogo on-line à coleção de programas de computadores. Apesar desses objetos não terem vínculo algum com o conceito fundamental de biblioteca. Provavelmente, isso acontece pelo fato de profissionais de diferentes áreas, principalmente da informática, apropriarem-se do termo “biblioteca digital” para designar uma mera coleção de artefatos digitais.

   Há um número absurdo de definições espalhadas por livros, sites e artigos de periódicos para descrever as bibliotecas digitais, porém sabemos que não há um consenso entre elas. A Digital Library Federation (DLF) disponibiliza na sua página da web (http://www.diglib.org/about/dldefinition.htm) uma definição que ultimamente tem sido bastante usada por profissionais da biblioteconomia e da ciência da informação, e que segundo Tammaro e Salarelli (2008), é a mais difundida e, provavelmente, a mais completa dentre todas as definições encontradas por nós.

   Bibliotecas digitais são organizações que disponibilizam os recursos, incluindo pessoal especializado, para selecionar, estruturar, oferecer acesso intelectual, interpretar, distribuir, preservar a integridade e assegurar a persistência ao longo do tempo que eles estejam prontos e economicamente disponíveis para o uso de uma comunidade definida ou um conjunto de comunidades (DLF apud SAYÃO, 2009, p. 2009).

   O mais interessante dessa definição é que ela abrange a biblioteca digital como instituição social, além de ser claro o destaque no profissional bibliotecário como o especialista para selecionar, estruturar, distribuir e preservar a informação. Elementos estes fundamentais para a universalização da informação e do conhecimento.

   6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

  Analisando os fatos que antecederam o surgimento da biblioteca digital, compreendemos que a elaboração do conceito da mesma ainda encontra-se em um período de amadurecimento. Segundo Lagoze et al (2005), estamos na adolescência da biblioteca digital, porém o papel que ela tem desempenhado no processo de organização, recuperação e disseminação da informação nos últimos anos nos mostra que a mesma surgiu e redefiniu o conceito de biblioteca que conhecíamos até então, além ter ultrapassado as barreiras de tempo e espaço, que foi um desafio secular durante a trajetória das bibliotecas.

   Verificamos que ainda não há um consenso acerca da definição mais adequada para compreender a temática da biblioteca digital. Conforme, a literatura, utiliza-se de diferentes termos para designar a biblioteca digital, sendo que biblioteca eletrônica e biblioteca virtual são comumente usados como sinônimo de biblioteca digital.

   Assim, ambiguidade e indefinição são marcas características da temática da biblioteca digital. Manifesta-se a primeira em virtude do termo biblioteca digital ser empregado em diversos contextos, designando distintos objetos. O mesmo termo, aplicado em contextos diversos, conota sentidos distintos, causando problemas acerca do entendimento do que de fato representa uma biblioteca digital.

   Foram encontradas infinitas definições que remetem à biblioteca digital. Porém, criou-se tanta expectativa em torno desta categoria de biblioteca que nenhuma definição pode compreendê-la por completo, fazendo com que uma definição precisa e consensual para a biblioteca digital seja uma utopia da contemporaneidade.

Ainda que os pesquisadores não apresentem uma definição formal precisa e consensual da biblioteca digital, nem haja cogitação a respeito, nos próximos anos será de suma importância a existência desta tão esperada definição. Pois, como será possível nos posicionarmos diante das indagações relativas à biblioteca digital, como as que envolvem seus problemas legais, sem a prévia convicção do que seja uma biblioteca digital?       Pode-se afirmar que o conceito desta categoria de biblioteca tem se firmado no cenário da sociedade atual conhecida como sociedade da informação.

   REFERÊNCIAS
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO

CENTRO DE CIENCIAS SOCIAIS

DIRETÓRIO ACADÊMICO DE BIBLIOTECONOMIA

XIV Encontro Regional de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da

Informação e Gestão da Informação

Os novos campos da profissão de informação na contemporaneidade

16 a 22 de janeiro de 2011

CLASSIFICAÇÕES DOCUMENTÁRIAS: semelhanças e diferenças entre CDD e CDU1.

Joelson Ramos Eduvirges*

       RESUMO

  O artigo aborda as principais semelhanças e diferenças entre as classificações documentárias Classificação Decimal de Dewey e Classificação Decimal Universal. A metodologia utilizada na pesquisa foi a bibliográfica, no qual foram analisados artigos científicos, livros e as próprias classificações. Coloca-se a importância que cada uma possui para organização de bibliotecas, mostrando as vantagens e desvantagens no uso de cada classificação. As duas classificações possuem muitas semelhanças em suas tabelas sistemáticas e nas atualizações, mas se diferenciam na quantidade de tabelas auxiliares, na estrutura física, nos criadores, nos órgãos de manutenção, nos idiomas, nas ordens de citação e nas suas notações. Dependendo do tipo de biblioteca, cabe ao bibliotecário analisar a classificação mais adequada. Como resultado, conclui-se que a CDD é mais indicada para bibliotecas de assuntos gerais e a CDU para bibliotecas especializadas.

Palavras-chave: Classificações Documentárias. Classificação Decimal de Dewey. Classificação Decimal Universal.

    1 INTRODUÇÃO

   Classificar significa dividir elementos em grupos, reunir coisas, assuntos e seres de acordo com cada característica em comum ou incomum, analisando as diferenças e semelhanças entre os grupos, segundo Piedade (1983, p. 16) “classificar é dividir em grupos ou classes, segundo as diferenças e semelhanças.”

   A classificação está presente em todo lugar, o ser humano classifica tudo que possui semelhança, e separa tudo que possui diferença, é um processo mental habitual do homem que facilita a compreensão e o conhecimento. Para a Biblioteconomia, a classificação segundo Lago (2009, p.15):

1 Trabalho Científico de Comunicação em Oral ao GT3- Representação da Informação

*Aluno do sexto bloco do curso de graduação em Biblioteconomia da Universidade Estadual do Piauí – UESPI. joelsom-ramos@hotmail.com

    È o agrupamento de documentos semelhantes, distribuídos em classes e representados por símbolos (números, letras, sinais gráficos) dentro de um determinado sistema de classificação, seja CDD, CDU. Assim, os documentos de um assunto deverão estar reunidos num mesmo local.

    As classificações devem envolver todo o conhecimento, pois existem diversos documentos com variados assuntos de qualquer área do conhecimento. Uma biblioteca deve utilizar o sistema de classificação mais apropriado, um sistema que se atualize com os novos assuntos surgidos, pois se o conhecimento cresce a biblioteca também está em crescimento, o seu acervo aumenta, necessitando certo tipo de classificação que envolve os conhecimentos atuais e antigos. Para Ranganathan (2009, p. 254). “è necessário que a classificação seja abrangente, envolvendo todo o saber passado e presente.”

   As classificações têm o objetivo de identificar o assunto do documento, para que ele possa ser colocado em local determinado nas estantes, junto com outros documentos com assuntos semelhantes. Isso facilita a busca do livro pelo bibliotecário e pelo usuário, evitando perda de tempo. É uma atividade especifica do profissional bibliotecário que se encarrega de classificar os acervos das bibliotecas.

   Os documentos podem ser ordenados utilizando vários critérios, como o tamanho e a cor do livro, mas nas classificações, os documentos são ordenados pelo assunto que cada um apresenta, assim facilita a localização das informações em comum nas estantes ou nos arquivos. Essas são as duas classificações mais utilizadas atualmente, são a Classificação Decimal de Dewey (CDD) e a Classificação Decimal Universal (CDU), que classificam os documentos pelo assunto.

    2 HISTÓRICOS DA CDD E CDU

  As primeiras classificações que existiram, tinham uma base filosófica e científica, o conhecimento era dividido de forma bem restrita, não serviam para classificar livros. Para Souza (2009, p.14): “As principais classificações, no decorrer da história, foram puramente filosóficas, cientificas e não serviam para serem aplicadas aos livros, como a de Aristóteles, Porfírio, Francis Bacon, augusto Comte e atualmente a de Rolf Carnap.”

   Do ponto de vista de finalidade, as classificações CDD e CDU são classificações documentárias, utilizadas para organizar documentos em bibliotecas, com a finalidade de recuperar a informação. De acordo com Souza (2009) a CDD surgiu necessariamente para ser utilizada em bibliotecas, já a CDU surgiu para o uso bibliográfico.

   A CDD foi criada pelo bibliotecário Melvin Dewey, com base na classificação de Harris, foi a primeira classificação bibliográfica propriamente dita, pois utiliza números arábicos. É a classificação mais utilizada no mundo, editado em várias línguas, mas suas línguas oficiais são o espanhol e o inglês. A idéia de Dewey era organizar os livros do conhecimento humano em apenas dez classes. Ela já chegou à sua vigésima segunda edição. Na sua primeira edição, ela iniciou com 42 páginas e recebeu o nome em inglês de A Classification and subjetc índex for cataloging and arranging the book and pamplets of a library, e passou a se chamar de Classificação Decimal Dewey a partir da décima sexta edição.

    A CDU foi criada pelos belgas Paul Otlet e Henri de La Fontaine em 1892, baseada na CDD, sendo publicada em vários idiomas como: inglês, francês, italiano, português e alemão, sendo o inglês como língua oficial.

    A CDU faz parte de uma autorização de Dewey, para o Instituto Internacional de Bibliografia (hoje é a FID) para a expansão da CDD, na sua primeira edição teve o nome de Manuel de Repertoire Bibliographic Universel, e possuía 33.000 entradas. Antigamente era conhecida como classificação de Bruxelas, mas na segunda edição passou a se chamar, em francês, de Classificaton Decimale Universelle, atualmente ela está na sua segunda edição e está atualizada desde 2004. Ela está sendo traduzida em muitas línguas. No Brasil, o IBICT publicou a primeira Edição-Padão Internacional em língua Portuguesa em 1997.

    3 AS DIFERENÇAS E SEMELHANÇAS ENTRE CDD E CDU

   A CDD e CDU, se diferenciam primeiramente na notação, que facilita a localização dos assuntos nas tabelas de classificação. A CDD possui uma notação pura, utiliza apenas números arábicos, o ponto serve apenas para facilitar a leitura. Já na CDU, a notação é mista, pois utiliza sinais, símbolos, números decimais, sinais gráficos e letras.

Outra diferença básica entre as duas classificações está na estrutura física, a CDD possui quatro volumes e um guia prático, enquanto a CDU possui apenas dois volumes, sendo um deles o índice sistemático. Apesar de a CDU possuir menos volumes, ela não tão desvalorizada, muitos bibliotecários a consideram como a melhor para ser utilizada nas bibliotecas especializadas, pois ela especifica melhor os assuntos e se encontra e varias línguas e é mais simples para classificar os documentos. Já a CDD não é indicada para classificar documentos oficiais de instituições com documentos em crescimento, devido ao fato de ser uma classificação altamente rígida possuindo números bastante complicados, não é adequado para repartições públicas, já que não é uma classificação detalhada, ela é destinada principalmente para documentos de assuntos gerais. Para Schellemberg (2006, p.128):

   O Sistema Decimal de Dewey não se presta para documentos oficiais de uma administração em expansão. É excessivamente rígido. Sua divisão na maioria dos casos é muito diminuta. Seus símbolos demasiadamente complicados, e um tratamento filosófico não se coadunam com as operações práticas e uma repartição pública

    Apesar da CDD limitar muito os assuntos dos documentos, depois que se coloca o ponto decimal na notação, ela permite se expandir o assunto e o bibliotecário poderá classificar de forma mais livre, pois as tabelas auxiliares podem se subdividir até dez vezes.

Em relação ao número de tabelas auxiliares, no qual são tabelas que subdividem os assuntos, a CDD possui sete tabelas e a CDU possui dezenove tabelas. No que diz respeito à ordem de citação, que é a ordem que aparecem os números da notação, na CDD se inicia pelo assunto principal e na CDU ela é horizontal ou interna ou citação-padrão, no qual essa ordem para CDU é opcional.

    Tanto a CDD como a CDU sofrem atualizações que são importantes, pois novos assuntos surgem, recebendo varias sugestões e correções, que precisam ser inseridos nas classificações, principalmente nas notações de certos assuntos que mudaram entre as edições. Para Nunes e Tálamo (2009, p.39):

   Os sistemas sofrem mudanças ao longo dos tempos, pois novos assuntos surgem no imenso universo do conhecimento humano. Recebem sugestões dos pesquisadores de novos assuntos a serem inseridos nas tabelas, e as comissões se encarregam de fazer os novos acréscimos. As tabelas da CDD e CDU já sofreram correções e há uma variação de notação de uma edição para outra em alguns campos de assuntos.

   A atualização da CDD é feita pelo CPE: Comitê de Política Editorial da Classificação decimal, no qual é aconselhado pelos editores e pela OCLC. A CDU é atualizada e modificada pela publicação: Extensions and Corrections the UDC.

   A CDD e a CDU são um tipo de classificação geral, que abrangem todo o conhecimento universal, ou seja, partem do geral para o específico. São consideradas Classificações Documentárias, pois englobam todas as áreas do conhecimento e estão ligadas diretamente para ao uso de bibliotecas, na organização física dos acervos, facilitando a identificação do conteúdo dos livros no acervo e servem para serem utilizadas na indexação na descrição dos livros que ajudam na recuperação da informação. De acordo com Souza a CDD e a CDU (2009, p.16):

   [...] são classificações documentarias (não mais chamadas de bibliográficas), voltadas para o uso em bibliotecas ou para uso bibliográfico, ou seja, para indexação e descrição minuciosa do conteúdo dos documentos. As classificações documentárias são também científicas, pois arrolam, na tabela sistemática, todas as áreas do conhecimento humano.

   A Classificação Decimal de Dewey é uma classificação enumerativa, pois engloba todos os assuntos e suas combinações possíveis, atribuindo símbolos para representar os assuntos empregados. A Classificação Decimal Universal também é enumerativa, mas com suas atualizações, ela esta se tornando uma classificação semi-enumerativa, ou seja, quase uma classificação facetada, pois recombina os símbolos para construção de outros símbolos para representar os assuntos compostos, sendo que ás vezes já existe símbolos prontos. Como afirma Souza (2009, p.16-17) que: desde a década de 80 do século XX, a CDU vem sendo atualizada no sentido de se tornar cada vez mais uma classificação facetada e não simplesmente enumerativa, como a CDD.

   Como a CDU foi originada baseada na CDD, essas classificações possuem muitas semelhanças entre elas, uma das principais está no sistema hierárquico, no qual os assuntos e conceitos possuem relações de coordenação, subordinação e super ordenação, nessa hierarquia o conhecimento está dividido em dez classes principais, onde cada classe esta subdividida em dez subclasses e assim sucessivamente.

  A tabela abaixo mostra como está dividido o conhecimento humano das duas classificações, e é possível visualizar as semelhanças e diferenças entre as tabelas sistemáticas de cada classificação

    Nesse quadro, cada classe possui dez divisões, mas a primeira classe é destinada aos assuntos gerais, no qual as outras serão subdivididas para assuntos mais específicos. No caso da CDD os novos números serão colocados nos lugares dos zeros e na CDU serão acrescentados dois algarismos.

    Através desse quadro é possível observar as semelhanças entre as tabelas sistemáticas de cada classificação, percebem-se que os assuntos de cada classe são quase todos semelhantes. Uma das diferenças facilmente perceptível nas tabelas, são o corte dos zeros da CDU e a classe quatro que está vaga. O corte dos zeros foram umas das modificações feitas na classificação de Dewey para criar a CDU, a classe quatro compreendia o assunto de Filologia, mas desde 1964 esta foi transferida para a classe oito.

    Nesta outra tabela abaixo, podem-se observar as subdivisões das classes, nesse exemplo da CDD, o assunto Educação é uma divisão da classe de Ciências Sociais da tabela sistemática, subdividida nove vezes, o mesmo acontece com CDU, em que a classe principal Ciências Aplicadas é dividida, no qual faz parte dessa divisão o assunto de Biotecnologia que é subdivido nove vezes. Uma grande diferença entre os dois sistemas é a quantidade de números, a CDD sempre inicia com três números e a CDU começa com um numero e vai aumentando.

    As classificações Documentárias CDD e CDU são também linguagens de indexação, pois as duas possuem um índice organizado de forma sistemática para facilitar a recuperação de uma informação, para Langringe (2006, p.108) “um esquema de classificação é uma linguagem de indexação que produzirá um índice final arranjado em ordem sistemática”, nesse caso a informação é recuperada para construir a notação dos assuntos a serem classificados.

4 SÍNTESE DAS PRINCIPAIS CARACTERÍTICAS DAS CLASSIFICAÇÕES DOCUMENTÁRIAS CDD E CDU

     Observando o quadro logo acima podemos observar que a CDD e CDU possuem muitas semelhanças e diferenças, pode se dizer que são classificações muito ligadas uma com a

outra, mas que são independentes, uma não depende da outra para existir, ou para se atualizar e sofrer correções. Cada uma possui suas vantagens e desvantagens.

     As classificações documentárias CDD e CDU são consideradas classificações de assuntos, pois os documentos são organizados nas bibliotecas pelo assunto e não pelo conceito, isso facilita a localização fisicamente do documento na biblioteca, por isso são as classificações mais utilizadas. Para Dodebei (2002, p.57):

   Estas classificações, basicamente construídas com a finalidade de organizar os documentos nas bibliotecas, tem hoje uma utilidade indiscutível, quando se trata de localizar fisicamente o documento em sua classe de assunto. As classificações de assuntos atendem plenamente as exigências de arranjo dos documentos em bibliotecas, mas exatamente por organizar assuntos e não conceitos, elas não possuem a complexidade para organizar.

     De acordo com Sousa (2009, p.82) a CDD não permite que o bibliotecário acrescente nada sem a orientação e consultas da Tabelas auxiliares, é uma classificação dirigida, diferentemente da CDU que é mais livre e permite expandir e fazer combinações, seguindo as orientações das Tabelas auxiliares, permitindo a composição de números de diversas formas.

      5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

    Portanto, apesar das classificações documentárias possuírem muitas semelhanças, cada uma tem suas características próprias, apesar da CDU ter surgido com base na CDD, ela oferece várias vantagens na classificação de documentos de bibliotecas. Cada classificação tem seu uso diferenciado, elas não têm relação de dependência uma com a outra. Na era das tecnologias eletrônicas, as classificações poderão se expandir até na web, podendo tornar o ato de classificar os documentos bem simples e mais rápidos.

   Mesmo existindo vários tipos de bibliotecas, cabe ao bibliotecário decidir qual o melhor sistema de classificação adequado para cada biblioteca. Isso também pode variar, pois depende do tipo de classificação disponível que a biblioteca tem. Mas se o bibliotecário perceber que aquele sistema de classificação não é indicado para determinada biblioteca, ele pode solicitar a mudança do sistema, mostrando as vantagens de utilizar uma classificação mais própria.

   A CDD é indicada para qualquer biblioteca, principalmente aquelas de assuntos gerais como: públicas, comunitárias, escolares e até virtuais, pois envolvem uma grande quantidade de assuntos envolvidos no acervo, e não possuem um usuário específico. Já a CDU,embora seja uma classificação geral, é mais indicada para bibliotecas especializadas, pois o assunto é classificado de acordo com o contexto da disciplina e facilita a construção da notação, além de oferecer opções de acrescentar números que não fazem parte das tabelas, e sua notação mista facilita a leitura do assunto, pois cada símbolo, letra ou sinal tem uma característica própria, que é possível identificar quando a notação esta feita.

    As duas classificações CDD e CDU são de bom uso, embora elas tenham muitas diferenças, suas bases continuam as mesmas. O que precisa ser analisado é observar o sistema mais adequado as necessidades dos usuários, pois os sistemas de classificação não foram feitos apenas para facilitar o trabalho do bibliotecário, mas para facilitar a recuperação da informação para o usuário.

REFERÊNCIAS
DEWEY, Melvin. Sistema de classification decimal de Dewey e índice relativo. 22.ed., edited by Joan S. Mitchel et al. Dublin, Ohio: OCLC Online Computer Library Center, 2003.
DODEBEI, Vera Lúcia Doyle. Funções das linguagens documentárias. In:______. Tesauro: linguagem de representação da memória documentária. Niterói: Intertexto ; Rio de Janeiro: Interciência.p.24-25. 2002.
10
LAGO, Elzuila Santos do. Desmitificando a classificação documentária: CDD e CDU. Teresina: EDUFPI, 2009. p.71.
LANGRINGE, Derek. Classificação: abordagem para estudantes de biblioteconomia. Rio de Janeiro: Interciência, 2006. p. 120.
NUNES, Leiva; TÁLAMO, Maria de Fátima Gonçalves Moreira. Da filosofia da classificação a classificação bibliográfica. Revista de Biblioteconomia e Ciência da Informação. v.7, n. 1, p. 30-48, jul./dez. 2009. Disponível em< http://www.sbu.unicamp.br/seer/ojs/viewarticle.php?id=184> Acesso em 15 de Outubro de 2010.
PIEDADE, Maria Requião. Introdução a teoria da classificação. Rio de Janeiro: Interciência. 1997.
RANGANATHAN, S.R. Sistema de classificação. In:______. As cinco leis da Biblioteconomia. 2. ed. Brasília: Briquet de Lemos/ Livros, 2009. p 251-254.
SCHELLENBER, T. R. Sistemas americanos de arquivamento. In:______. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 6.ed. Rio de Janeiro: Editora FGV. 2006. p.113-130.
SOUZA, Sebastião de. CDU: guia para utilização da edição padrão internacional em língua portuguesa. Brasília: Thesaurus, 2009. p.163.
UDC CONSORTIUM. CDU: 2ª Edição-Padrão Internacional em língua Portuguesa. Brasília: IBICT, 2007.v.2.

BIBLIOTECA VIRTUAL E O ACESSO ÀS INFORMAÇÕES CIENTÍFICAS E ACADÊMICAS

As bibliotecas, guardiãs de coleções impressas, estão se transformando para atender aos

enormes desafios da era da tecnologia da informação, agregando os espaços digitais. O conceito de documento vem assumindo novos sentidos com a inserção do hiper-texto e de novas mídias no cotidiano das bibliotecas. A busca de informações tem se dado fora do ambiente das bibliotecas. Biblioteca virtual e o acesso às informações científi cas e acadêmicas

ANGELA MARIA BELLONI CUENCA

EIDI RAQUEL FRANCO ABDALLA

MARIA DO CARMO AVAMILANO ALVAREZ

MARIA TERESINHA DIAS DE ANDRADE

    Como reflexo da sociedade atual, as bibliotecas passaram a conviver com usuá-rios, ou grupos de usuários, demandando conteúdos dinâmicos e personalizados que competem com os livros solicitando

acesso 7 dias por semana durante 24 horas, e com respostas rápidas, num click. Essa nova geração de usuários tem facilidade para utilizar os recursos da internet, principalmente os de comunicação interativa, como a Web 2.0. As redes sociais se proliferam. Rowlands (2008) denomina esse público de “geração

Google”, representada pelos nascidos a partir de 1993 e ampliada pelos usuários que buscam informações na internet de forma rápida, nem sempre com o critério necessário.

     O espaço físico da biblioteca ocupado por estudantes e pesquisadores à procura de livros vem sendo adaptado para o uso de redes sem fio, computadores portáteis, micros para uso de Orkut, MSN, entre

outras redes sociais. Os serviços de reprografia estão sendo substituídos por acesso a textos completos na internet, por pen-drives e CD-roms.

    Apesar de tantas mudanças, as bibliotecas continuam, e devem continuar, a exercer seu papel preponderante de participação do processo educativo da sociedade em seus diferentes níveis. Dentre eles, focalizaremos neste artigo as transformações das bibliotecas universitárias face à nova ordem tecnológica da informação. Ilustraremos essas transformações mostrando a experiência de uma biblioteca especializada em saúde pública.

    BIBLIOTECA HÍBRIDA, VIRTUAL, ELETRÔNICA, DIGITAL

    Na realidade as bibliotecas tradicionais, construindo conteúdos digitais para acesso via internet, são híbridas – mantêm acervos impressos e digitais. O termo “biblioteca híbrida” (hybrid library) é utilizado na literatura para caracterizar as bibliotecas tradicionais que organizam e disponibilizam também coleções digitais. Tais bibliotecas utilizam recursos de informação no formato eletrônico, como bases de dados bibliográficas e catálogos on-line, disponibilizam conteúdo digitais simultaneamente à prática da manutenção e tratamento de coleções impressas. Nelas, os serviços tradicionais são oferecidos e paulatinamente vão agregando serviços on-line. Tammaro e Salarelli (2008) enfatizam que, atualmente, a biblioteca híbrida se concentra na integração dos serviços e não mais apenas pela presença simultânea de diversos suportes.

    Os serviços tradicionais de organização, armazenamento e tratamento de coleções digitais tiveram desenvolvimento rápido; o fichário foi transformado em catálogo público on-line – esse foi o primeiro serviço tradicional transformado para o digital e, depois, on-line; o empréstimo local – agregado da reserva pela internet e envio do livro ou artigo eletrônico; aplicativos de recuperação de informações foram projetados inicialmente para o acesso à informação e não ao conteúdo. Hoje esses aplicativos incluem gerenciamento de sistemas, serviços de busca on-line (Rowley, 2002)

    Biblioteca virtual ou biblioteca eletrônica ou biblioteca digital?

    Por se tratar de um novo paradigma, o entendimento do conceito “biblioteca virtual” ou “biblioteca eletrônica” ou “biblioteca digital” está longe de um consenso. Não se tem a pretensão, neste artigo, de cunhar a terminologia para esse novo paradigma, mas consideramos importante caracterizar as mais freqüentes acepções desse termo.

    Essas expressões, segundo Day et al. (1996), significam muitas coisas para muitas pessoas, levando o leitor a ter cuidado com as várias interpretações que lhes são atribuídas. Tammaro e Salarelli (2008), por exemplo, sobre a biblioteca eletrônica, explicam que esse termo, empregado na década de 1980, significava a informatização da biblioteca; aquela que utilizava vários tipos de equipamentos eletrônicos, grandes computadores com terminais. Sugere que o termo “eletrônico” se referia mais aos equipamentos empregados na leitura dos dados do que propriamente ao uso dos dados. Já “biblioteca digital” tem sido o termo utilizado para abranger coleções digitalizadas. A biblioteca digital é, assim, diferente das demais, pois a informação que ela contém existe apenas na forma digital (Marchiori,1997).

Há forte tendência para o emprego do termo “biblioteca virtual” – o primeiro a usar esse termo (virtual library) foi o criador da internet, Tim Berners-Lee, para um site que direcionava o leitor a uma coleção de documentos com textos completos na internet que agregavam links a objetos digitais e páginas na web1. No padrão brasileiro essa seria a característica das primeiras bibliotecas virtuais brasileiras, criadas pelo Ibict, no programa Prossiga da década de 1990. Ou seja, eram compostas de textos completos, com vínculos (ou links) a outros inúmeros documentos, figuras, filmes e sons disponíveis na internet.

    Para Rowley (2002), a biblioteca virtual independe de local, é acessada e fornecida pelas redes de comunicações. O usuário pode acessar a informação a partir de qualquer ponto, e a informação pode estar em qualquer lugar; é irrelevante para o usuário saber onde a informação é mantida; enquanto a biblioteca eletrônica pode ser visitada fisicamente pelo usuário.

    O termo adotado para designar uma biblioteca que inclui acervo digital, recursos de acesso à informação, serviços on-line operando em rede pela internet é “biblioteca virtual”. Tem sido essa a tendência na área da saúde na qual a biblioteca está inserida. Portanto, o termo “biblioteca virtual”, englobando a híbrida, a eletrônica e a digital, será o adotado no decorrer deste relato.

    VANTAGENS DA BIBLIOTECA VIRTUAL

    Uma das vantagens de uma biblioteca virtual é o acesso em qualquer tempo e lugar, prescindindo da ida ao ambiente físico de uma biblioteca. A rapidez do acesso à informação, facilitada pela consulta a bases de dados, substitui os antigos fichários, e a leitura do conteúdo, num click, substitui a busca do documento nas estantes.

    Afora considerar a ida a uma biblioteca algo agradável num ambiente de leitura e contato com os pares, a necessidade de informação com validade científica e de forma rápida tem sido a tônica nas comunidades acadêmicas. Nessa situação, uma biblioteca virtual cumpre seu papel de forma eficiente.

    Outra vantagem das bibliotecas virtuais é a melhoria da busca bibliográfica, com sistemas integrados de bases de dados possibilitando buscas simultâneas, interfaces personalizadas e serviços em rede que permitem navegação em inúmeras coleções (Tammaro & Salarelli, 2008).

    Além disso, as bibliotecas virtuais abrangem maior número de usuários uma vez que seu acesso é universal e, na maioria das vezes, gratuito, sendo limitado apenas ao idioma – já se fala em multilingüismo para torná-las acessíveis em âmbito global. Elas promovem a inclusão digital, principalmente ao induzir os países menos desenvolvidos a investirem em computadores, internet e em tecnologia da informação.

    O controle dos recursos digitais assim como a preservação de coleções digitais – como manter como patrimônio da universidade seu conteúdo e garantir o acesso a ele – são desafios constantemente presentes na gestão de bibliotecas virtuais. As mudanças na gestão catalográfica, o respeito às regras de direito autoral, o seu custo, entre outros, são questões discutidas e que ainda carecem de solução (Tammaro & Salarelli, 2008).

    À margem dessas discussões, o fato é que as bibliotecas virtuais vieram para ficar. Estão no cotidiano da comunidade acadêmica e científica, alterando sua forma de lidar com a informação. E cada vez mais demandando a intermediação do bibliotecário.

     Por que construir uma biblioteca virtual?

   É natural que as bibliotecas, principalmente as universitárias, cuja missão inclui apoiar fortemente a pesquisa científica, sejam as pioneiras na adoção da tecnologia da informação para o desenvolvimento de suas versões virtuais. É o saber da técnica do tradicional sendo transferido para o virtual. A evolução para o virtual é inevitável uma vez que as bibliotecas são regidas pela demanda de informação de seus usuários.

    Ao decidir pela construção de uma biblioteca virtual, a biblioteca tradicional deve estar atenta às necessidades de informação de sua comunidade, atender à mudança no comportamento de busca de seu usuário, e ter como meta ampliar seus serviços em relação ao que já oferece tradicionalmente, antecipando-se aos novos comportamentos de seus usuários. Deve contribuir para a melhoria da produtividade de seu usuário (Tammaro & Salarelli, 2008), e provocar mudanças para que ele obtenha aprendizado permanente nos recursos que a biblioteca disponibilizar.

    Deve-se considerar o impacto da transição digital no comportamento da sociedade frente à informação e ao uso de bibliotecas por uma nova geração de usuários, aquela que obtém a informação sem os livros impressos e bibliotecas tradicionais. Ao mesmo tempo, o usuário sofre com o excesso de informação. É inimaginável a quantidade de textos completos disponíveis. A “explosão de conteúdos eletrônicos” substituiu a “explosão da informação do século passado” (Rowlands, 2008). Agregue-se a essa situação a quantidade e diversidade de bases de dados, a duplicidade de conteú-dos, informações irrelevantes da internet e a falta de tempo do usuário para realizar buscas eficazes.

   DO TRADICIONAL PARA O VIRTUAL: UMA EXPERIÊNCIA NA ÁREA DE SAÚDE PÚBLICA

   A Biblioteca da Faculdade de Saúde Pública da USP, hoje Biblioteca CIR (Centro de Informação e Referência em Saúde Pública), foi criada em 1918 e, desde 1997, ocupa área de 1.800 m2 em prédio próprio. Oferece cerca de 200 lugares para usuários, com instalações que permitem conexão à internet por cabo, seja via desktops, seja via laptops com a tecnologia sem fio, acomodados ao longo dos acervos impressos. A concepção desse prédio foi a de criar um ambiente sem paredes, onde o usuário pudesse ter acesso livre aos livros, teses, periódicos e demais documentos impressos e, simultaneamente, acessar informações restritas à comunidade acadêmica da universidade e demais informações disponíveis na internet.

   Nesse modelo, o usuário integra-se à equipe bibliotecária permitindo, a ambos, interagirem – o funcionário entendendo que a biblioteca é centrada no usuário, e o usuário, que a biblioteca não prescinde de pessoas que a ela recorrem em busca de informações e serviços.

    Para alcançar esse modelo de biblioteca, foram vários os projetos desenvolvidos (Cuenca et al., 2008), sobretudo com apoio integral da direção da FSP, de seu corpo docente, da equipe de funcionários da biblioteca, do Sistema de Bibliotecas da USP (SIBi), da Fundação Kellogg e da Fapesp, com destaque à Bireme/Opas.

    Para melhor conhecimento desses avanços, selecionamos alguns que consideramos mais importantes.

   1) Em 1993, foi instalada a primeira rede de computadores para acesso pelo próprio usuário, substituindo os fichários. A rede permitiu a interligação de microcomputadores a servidores de arquivos, compartilhando dados e bases de dados, programas e periféricos, o que representou um avanço na época. Assim, esses recursos foram utilizados no primeiro curso do programa educativo destinado ao uso de fontes de informação disponíveis na área de saúde pública aos alunos de pós-graduação.

   2) A combinação entre informática e telecomunicações representou outro avanço tecnológico e em 1996 foi criada a primeira homepage da biblioteca, oferecendo links ao banco de dados da USP e a informações sobre os serviços da biblioteca.

    3) Em 1997, a biblioteca transferiu-se para um prédio arquitetado para abrigar a biblioteca e um Centro de Educação Permanente, num modelo avançado à época. Assim, no que tange à biblioteca, foi instalada uma rede com 80 microcomputadores para serviços e atendimento abertos aos usuários. Com os produtos e serviços da biblioteca já existentes e das redes cooperativas, os usuários passaram a ter acesso on-line às bases de dados locais, ao banco de dados da USP (Dedalus), a bases de dados internacionais. Para uso dessas novas tecnologias foram iniciados cursos de treinamento ao usuário em sala instalada para essa finalidade. Ressalte-se que tudo isso levou à criação de uma seção de informática na biblioteca.

    4) Em 1998 foi desenvolvida pela Biblioteca CIR (e mantida até hoje) a primeira biblioteca virtual com a metodologia do Prossiga/CNPq dedicada à temática Saúde Reprodutiva (BVSR). Oferece informações sobre o tema quanto a: sites, livros e artigos eletrônicos com texto completo, dados estatísticos, fotos, gravuras, vídeos, criação de homepages para ONGs e especialistas da área, boletim eletrônico, dentre outros (http://www. prossiga.br/fsp_usp/saudereprodutiva).

    

    5) Também em 1998, a convite da Bireme, a Biblioteca CIR passou a participar da Biblioteca Virtual de Saúde – Saúde Pública (BVS-SP), que abrange vários projetos: controle bibliográfico da literatura científica em saúde pública, constituição da base de dados em administração em saúde (AdSaúde), sites em saúde pública (ou LIS – Localizador de Informação em Saúde), Editora Eletrônica de Textos Completos em Saúde Pública; revisão e atualização do DeCS na categoria saúde pública, revisão da estrutura temática desenvolvida para a BVS-SP, audioteca, portal de teses, divulgação de eventos e notícias (http://www.saudepublica.bvs.br/html /pt/home.html).

    6) Em 1998, foi implantado um novo modelo de gestão (Andrade et al., 1998) necessário para atender às mudanças de paradigmas de serviços oferecidos e para a integração das equipes bibliotecárias, cada qual contribuindo com seu saber específico, nos projetos de construção da biblioteca virtual.

    7) Em 1999, foi lançada a intranet, com o objetivo de oferecer ao seu público-alvo uma biblioteca virtual – disponível para acesso no sistema 7/24 dias/horas na semana – que facilitasse a produtividade de seus pesquisadores, fosse um ambiente de aprendizagem dos estudantes, ampliasse o uso dos produtos e serviços utilizando ferramentas web e aumentasse a comunicação com o público usuário da biblioteca.

  Com a web e sua interface gráfica, a biblioteca tradicional passou a identificar mudanças no comportamento de seu usuá-rio – os pedidos de cópias reprográficas de artigos e teses foram substituídos por solicitações de envio on-line de arquivos, assim, os scanners e as cópias digitais passaram a fazer parte do dia-a-dia da biblioteca. A área de comutação bibliográfica da Biblioteca da FSP que, desde a década de 1970, vinha crescendo de importância, com a introdução dos computadores e da internet vem praticamente suprindo o acesso a publicações “antigas” (anteriores à década de 1980), conforme pode se observar na Figura 2.

    O cenário de hoje

   O cenário para a viabilização do projeto de uma biblioteca virtual própria era favorável, uma vez que a biblioteca vinha, ao longo de trinta anos, participando do desenvolvimento dos recursos de informação da Bireme (Packer, 2005). Ao mesmo tempo, adquiriu know-how com a biblioteca virtual do Prossiga. A equipe bibliotecária qualificou-se em múltiplas habilitações, com competência acadêmica no campo da saúde pública, em tecnologia da informação e nas técnicas de biblioteconomia.

A visão estratégica dos propósitos da biblioteca virtual, baseada nas demandas da sua comunidade acadêmico-científica, foi agilizar o processamento das publicações do acervo impresso e, na medida do possível, disponibilizá-los com textos completos.

    Em conseqüência de todas essas tecnologias e serviços, observou-se mudança no comportamento de busca pelo usuário – não somente de livros ou documentos impressos como conteúdos de sites, artigos com textos completos, informações factuais como dados estatísticos mais atua-lizados e disponíveis para acesso on-line. Essas mudanças foram avaliadas em várias oportunidades, resultando em melhorias no atendimento e criação de novos serviços (Cuenca et al., 1999).

   Constantemente são avaliados os serviços frente às mudanças que ocorrem no uso de novas tecnologias, como modernização do site, da intranet, uso da ferramenta BVS-Site da Bireme, que permite a criação e administração de sites com recursos para gerenciamento seguros e fáceis e com uma interface pública altamente configurável. O site pode ser consultado no seguinte endereço: http://www.biblioteca.fsp.usp.br.

   A gestão da biblioteca virtual abrange o gerenciamento das coleções, a disponibilização de serviços de acesso à informação e o usuário remoto. Com o foco nessas vertentes, a gestão deve abranger a administração de recursos materiais e humanos, garantia de acesso, capacitação de equipe, gerenciamento de fluxos e, principalmente, sua sustentabilidade ao longo do tempo.

   Próximos desafios

   A forma de manutenção da biblioteca virtual segue o modelo de trabalho adotado pela biblioteca, ou seja, é alimentada de forma descentralizada e colaborativa. Investe-se fortemente na manutenção do “como fazer” na equipe da biblioteca e não somente nas equipes terceirizadas de apoio. Nesse modelo, a gestão da biblioteca virtual é de responsabilidade da diretoria da biblioteca apoiada pelo seu grupo gestor (Andrade et al.,1998), garantindo sua sustentabilidade ao longo do tempo. Além do apoio institucional, as parcerias profissionais e institucionais têm garantido constante customização e atualização dos aplicativos. O desafio, hoje, é a criação de novas fontes de informação, o que demanda forte investimento em capacitação, comprometimento da equipe com resultados, dependência de terceiros e gerenciamento simultâneo de vários projetos.

   O foco no usuário tem sido preocupação constante. A biblioteca virtual em saúde reprodutiva, por exemplo, criada para atender a pesquisadores nessa temática, mostrou-se utilizada por adolescentes que viram nessa fonte da internet solução para várias de suas necessidades de informação (Alvarez, 2007). Um outro caso recente são as determinações da Organização Mundial da Saúde2 para a transferência da informação – a inovação em saúde – cujo objetivo é veicular a informação científica para gestores, técnicos e população. São públicos que vão se diversificando à medida que a biblioteca virtual vai sendo ampliada nas suas fontes e acesso. O desafio, nesse caso, é saber como um registro de conteúdo científico pode ser enriquecido para atender a essa diversidade.

   Uma questão determinante nos processos de trabalho das bibliotecas virtuais, realizados conjuntamente com a biblioteca tradicional, é a diversidade de softwares. Nessa fase de transição, a equipe trabalha com várias metodologias, como os aplicativos da USP, da Bireme, da FSP, do Prossiga, entre outros. O desafio é garantir agilização dos serviços técnicos e do atendimento ao usuário, mantendo a equipe atualizada e evitando a duplicação de tarefas.

  A escassez de bibliotecários especializados nas áreas do conhecimento tem sido outro desafio no desenvolvimento das bibliotecas virtuais suprida pela integração dos pesquisadores para a validação de conteúdo de fontes de informação. A capacitação bibliotecária para atuar nas bibliotecas virtuais demanda cerca de um ano, incluindo tecnologia da informação e saúde pública. A inserção de pós-graduandos na equipe tem dado certo, porém a constante rotatividade desse tipo de especialista enfraquece a equipe. Da mesma forma, ocorre a escassez de profissionais de informática que saibam lidar com todas as metodologias. A capacitação, nesse caso, também demanda bastante tempo e investimento financeiro.

    FUTURO DAS BIBLIOTECAS VIRTUAIS

   O usuário poderá rapidamente selecionar, num mesmo ambiente, informações comerciais, de redes sociais, wikis, serviços on-line das bibliotecas para satisfazer sua necessidade de informação (Rowlands, 2008). No mundo acadêmico, o excesso de informação deve continuar sendo a preo-cupação dos estudiosos, não mais devido à duplicidade de registros nos buscadores como o Google, mas à existência de inúmeras bases de dados. Empresas comerciais provedoras de informação empacotam (negociam) registros de bases de dados e textos integrais de documentos, cada qual oferecendo interfaces de busca cada vez mais sofisticadas, porém, com conteúdos praticamente similares.

    Além disso, o excesso de informação não-científica e a conseqüente falta de credibilidade nos conteúdos da internet, a falta de habilidade no refinamento da busca, o desconhecimento das fontes de informação, a existência de links irrelevantes e inativos causam grande perda de tempo ao usuário, levando-o a desistir do uso dos recursos de busca na internet. Essa percepção o leva à resistência no uso das bibliotecas virtuais. A esse respeito, Molineux e Williams (1999, p. 325) argumentam que “[…] algumas fontes citadas neste texto provavelmente terão desaparecido até o tempo em que ela for publicada, e outras já devem ter desaparecido enquanto este texto está sendo escrito”. Nesse sentido, embora várias iniciativas no Brasil, venham tentando garantir a qualidade, credibilidade e permanência do conteúdo eletrônico – como SciELO, fontes LIS, Portal de Evidências, portais de teses, entre outros –, a convivência com a duplicidade deverá permanecer até que as bibliotecas virtuais possam adquirir maior interoperabilidade.

    Nesse cenário, a capacitação do usuário fortalece o importante papel da biblioteca como suporte da aprendizagem. Tammaro e Salarelli (2008) argumentam que disponibilizar novas fontes de informação e tecnologia de ponta para seus usuários não significa que eles saberão utilizá-las. Além disso, assumindo a capacitação de seus usuários, a biblioteca estará integrando a chamada sociedade da aprendizagem no conceito do aprendizado contínuo, ao longo da vida, denominado “competência informacional” (information literacy) (Dudziak, 2003). Meadows, em estudo com pesquisadores britânicos sobre o futuro das bibliotecas, destacou que uma das suas preocupações era se continuariam com o apoio e treinamentos suficientes que lhes garantissem a utilização eficiente de uma biblioteca virtual. Afirmou que, se as bibliotecas de fato mudarem para o modelo virtual, precisarão oferecer mais treinamento e assistência do que faziam antigamente. E o ensino a distância poderá suprir essa demanda.

    A biblioteca virtual desafia o bibliotecário em diversas atribuições: no compromisso de apoiar a seleção acurada da informação baseada em critérios de qualidade não somente para os conteúdos digitais como, também, para bases de dados e demais novas fontes de informação; na avaliação do comportamento da literatura produzida e seu impacto no conhecimento para subsidiar o desenvolvimento das coleções e prestação de serviços; na descrição da informação agregando valor aos registros, enriquecendo de metadados as informações dos livros, capítulos, eventos, sons, imagens, vídeos e outras mídias. Ou seja, como diz Marchiori (1997), o bibliotecário será responsável por prover a informação e não somente informar onde está localizada. Sua atuação na criação de novas fontes de informação será fundamental, a partir da identificação das necessidades de informação de grupos de usuários. E, principalmente, o bibliotecário deverá aproximar-se da pesquisa científica, não somente como mediador da informação, mas como integrante de grupos de pesquisa, para produzir conhecimento na área da ciência da informação.

     Equipes das bibliotecas

    Às equipes das bibliotecas cabe controlar as novas exigências de seus usuários e a difícil tarefa de dar conta do material atual e antigo. Elas têm de ajudar o usuário na localização da informação garantindo seu acesso e confiabilidade, de forma rápida e eficaz. Instantaneidade é a palavra de ordem (Marchiori, 1997).

    É preciso agregar valor ao registro. Um registro de informação é valioso e deve ser otimizado ao máximo nas várias fontes e temáticas possíveis. Uma base de dados pode indexar a informação científica tendo seu registro agregado de som, imagem, filme compondo portais multimídia; ou ser transformada em linguagem jornalística, podendo transformar-se num spot de rádio ou TV para ser divulgado à população. A informação científica pode ser tratada também com terminologia técnica e inserir-se em fontes de informação para gestores e técnicos.

    Publicação eletrônica

   A biblioteca virtual deve aproximar-se das editoras científicas mantendo o apoio ao sistema editorial de publicações eletrônicas. A comunicação eletrônica veio para ficar e o uso facilitado de softwares integrados permite submissão, publicação e indexação totalmente via internet. Isso, agregado à competência das equipes de biblioteca para o estabelecimento da terminologia, dos descritores e palavras-chave, elaboração de resumos, normatização de citações e referências, avaliação de impacto entre outros aspectos, poderá ser forte apoio aos editores científicos, tornando mais rápida a divulgação e dando maior visibilidade à ciência em âmbito mundial.

   A depender de Rowlands (2008), especialista em informática nas bibliotecas, “o livro eletrônico será a próxima história de sucesso”. Grandes fornecedores de bases de dados estão comprando direitos autorais das editoras, convertendo livros no formato eletrônico para serem vendidos a bibliotecas que fazem empréstimo eletrônico daquele exemplar disponível no repositório (Cunha, 2000). Isso fará com que a biblioteca não tenha preocupação e despesas com a preservação digital desse documento. Porém, Cunha (2000) argumenta que se as bibliotecas não incorporarem a responsabilidade do armazenamento das coleções digitais, gratuitas ou financiadas, essas empresas o farão.

    Os softwares e a comunicação em rede

   Cada vez mais os sistemas de gerenciamento necessitarão de melhor funcionamento permitindo a migração de dados. A integração de componentes será cada vez mais demandada. Registros da biblioteca serão integrados aos da universidade, das atividades dos pesquisadores, professores, alunos, das avaliações de desempenho acadêmico, além das operações financeiras, administrativas, entre outros (Rowley, 2002). Packer (2005) coloca a interoperabilidade como o grande desafio dos sistemas, mantendo interfaces cada vez mais customizadas, amigáveis e personalizadas aos grupos de usuários.

   Nesse cenário, a questão é como a biblioteca virtual poderá ser utilizada para atender às necessidades de informação da comunidade científica. Seu desafio será melhorar a produtividade do pesquisador. A biblioteca virtual já vem afetando o tradicional ciclo da comunicação científica, principalmente na velocidade que a comunicação eletrônica imprime às possibilidades de acesso, uso e julgamento da informação produzida (Marchiori, 2002). Na Figura 3, observa-se esse processo, no qual a biblioteca virtual passa a interagir diretamente na comunicação informal, com o uso de recursos da internet e da Web 2.0. Na biblioteca virtual, os processos técnicos tradicionais vêm sendo substituídos por similares eletrônicos, com valor agregado aos registros e planilhas eletrônicas gerando novas fontes de informação. O pesquisador, por sua vez, conta com inúmeros recursos de busca, com a intermediação do bibliotecário, com a capacitação para uso das bibliotecas virtuais que facilitam a sua produção de pesquisa e divulgação. Ou seja, é ele o avaliador da relevância da informação acessada, praticamente em tempo real (Barreto, 1998), e o produtor da informação. Dessa forma, o ciclo da informação científica com a biblioteca virtual vai se retroalimentando de forma muito mais rápida.

    CONCLUSÕES

    É consenso que o crescimento da informação não poderá continuar eternamente. Da mesma forma que ocorreu acomodação das publicações impressas, haverá acomodação das eletrônicas. Isso já ocorre com a quantidade de duplicações que se observa nos resultados de busca na internet e nas bases de dados. As facilidades para publicar, reforçadas pelas submissões e revisão por pares via internet, eliminando etapas fundamentais dos canais tradicionais de informação, contribuem para o aumento da produtividade.

    Os próximos anos serão ainda períodos de mudanças significativas nas bibliotecas e no comportamento de seus usuários. Ambos deverão assimilar novos paradigmas quanto ao acesso e ao uso da informação. O desafio da biblioteca será como melhor utilizar os recursos virtuais para atender às necessidades de comunicação da comunidade científica cada vez mais exigente quanto à efetividade das buscas bibliográficas, da obtenção do documento integral e da resposta instantânea.

   No entanto, nessa fase de incertezas, devem permanecer as regras que garantem a qualidade das bibliotecas acadêmicas tradicionais: vinculação à universidade, seleção acurada das fontes de informação que disponibilizam, indexação alicerçada em vocabulários controlados, ótimos serviços de referência, apoio a publicações, estratégias de marketing para disseminação da informação, forte capacitação de usuários e avaliação permanente de produtos e serviços.

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TAMMARO, A. M.; SALARELLI, A. A Biblioteca Digital. Trad. Antonio A. Briquet de Lemos. Brasília, Briquet de Lemos, 2008.

ANGELA MARIA BELLONI CUENCA é professora da Faculdade de Saúde Pública (FSP) da USP e diretora da Biblioteca CIR – Centro de Informação e Referência em Saúde Pública da FSP/USP. EIDI RAQUEL FRANCO ABDALLAé mestre em Ciência da Informação pela ECA-USP e

bibliotecária da Biblioteca CIR. 

MARIA DO CARMO AVAMILANO ALVAREZ é mestre em Saúde Pública pela FSP/USP e

bibliotecária da Biblioteca CIR.

MARIA TERESINHA DIAS DE ANDRADE é professora da FSP/USP. 

CLASSIFICAÇÃO BIBLIOGRÁFICA: AS DIVERSAS CONTRIBUIÇÕES PARA O TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO1 Edinete do Nascimento Pereira – edinete.nascimento@yahoo.com.br2 Gabriela de Oliveira Hortêncio – gabyhortencio@hotmail.com Karla P. Dantas do Nascimento – kikapdantas@yahoo.com.br Nadia Aurora Vanti Vitullo – nvanti@ufrnet.br3     Resumo: Aborda a classificação no geral, diferenciando seus muitos aspectos. Mostra a contribuição dos mais diversos autores na área, a começar por Brown e a realização de um sistema que revolucionou a Biblioteconomia na sua época. Com Bliss, a classificação apresenta característica alternativa. A ideia de classificação de Ranganathan é considerada moderna, servindo principalmente para estudiosos atuais. A Library of Congress é a mais flexível e prática classificação, para os que acreditam em soluções simplificadas. A expansão do sistema de Dewey se deu pela facilidade de memorização e da fácil localização dos livros. A CDU utiliza diversas maneiras de sintetizar os assuntos que serão organizados, facilitando assim, a busca pela informação. Constata a importância de cada autor, e da parceria entre a classificação, a ciência e as novas tecnologias, para obter sucesso na fácil e rápida recuperação da informação. Palavras-chave: Classificação. Brown. Bliss. Library of Congress. Dewey. CDU. Novas tecnologias.     1 INTRODUÇÃO     Esse artigo pretende abordar os principais estudos, que serviram de embasamento teórico para grandes autores, na área da classificação, o que resultou nas mais diversas contribuições.     Com base nas pesquisas bibliográficas e eletrônicas realizadas, pôde-se perceber que a classificação pode ser baseada em três vertentes: social, filosófica e bibliográfica.     Grandes nomes da classificação como Brown, Bliss, Ranganathan e Dewey foram de suma importância e colaboração para as classificações mais utilizadas em nossos dias, como a da Library of Congress, Classificação Decimal de Dewey (CDD) e a Classificação Decimal Universal (CDU).     Para se acompanhar a evolução e o surgimento das novas ciências e tecnologias, faz-se necessário uma boa classificação para uma posterior indexação e finalmente uma representação a altura do assunto proposto no material classificado, para que ele seja facilmente encontrado tanto pelo profissional da informação como pelo usuário, e para este objetivo ser alcançado gradativamente Brown, Bliss, Ranganathan, Dewey, Otlet, La Fontaine e tantos outros deram a sua importante contribuição.     2 O QUE É CLASSIFICAÇÃO?     Classificação, num conceito geral, é o ato de classificar; separar por semelhanças ou diferenças; dividir. As classificações podem ser definidas a nível social, filosóficas e bibliográficas.     A classificação social é aquela intrínseca ao ser humano, fazendo parte de sua natureza. É algo que constitui a personalidade de uma pessoa, atuando diariamente para a organização mental dela. Por isso, elas podem classificar apenas o que lhe interessam.     A classificação filosófica é uma classificação mais elaborada e sofisticada, voltada para a definição e hierarquização do conhecimento humano.     Já a classificação bibliográfica se preocupa com a organização e a disposição física de documentos, visando com isso, a sua recuperação. Busca ordenar, para arquivar e ter acesso ao documento em estantes ou nos arquivos. “Todas as teorias da classificação bibliográfica buscam promover uma classificação sistemática, lógica que reflita crítica e sistematicamente sobre os elementos de ligação que servem para a reunião de conceitos” (ARAÚJO, 2006, p.122).     3 JAMES DUFF BROWN E SUA INFLUÊNCIA NA BIBLIOTECONOMIA.     James Duff Brown nasceu em Edimburgo, na Escócia, concluiu seus estudos com doze ou treze anos, após sua formação dedicou sua vida a leitura, particularmente em biblioteconomia, música e literatura. Trabalhou para vários editores e livrarias de bibliotecas, logo começou a trabalhar como assistente na Biblioteca Mitchaell Glasgow. Depois se mudou para Londres para trabalhar na Biblioteca Pública Clerkernwell. Ele criou dois sistemas de classificação que não servia para coleções grandes, por serem muito rígido: “Quinn-Brown Classification” e “Adjustable Classification”.     Posteriormente idealizou um sistema de classificação intitulado de “Subject Classification” que teve sua primeira publicação em 1906 considerada, na época, um bom sistema de classificação, sendo usado em muitas bibliotecas inglesas por vários anos, na qual introduziu o livre acesso às estantes. (BARBOSA, 1969).     Na época o bibliotecário Brown chegou a ser reconhecido como Dewey da Inglaterra, pois tinha energia surpreendente, mostrava-se comprometido, e interessado em todos os aspectos da biblioteca e da biblioteconomia, foi um dos primeiros a escrever livros sobre biblioteconomia e o criador do único sistema de classificação do país.     A partir desta posição, foi reconhecido e prestigiado no mundo das bibliotecas e da biblioteconomia, pois no final do século XIX e no início do XX na Inglaterra, deu contribuição muito importante para a área da biblioteconomia.     De acordo com o que foi explanado acima, percebemos que James Duff Brown se destacou por ter elaborado o sistema de classificação, “Sbject Classification” (Classificação de Assunto), no qual trouxe o desenvolvimento na biblioteconomia dando subsídio para a evolução de outros sistemas.     4 A CONTRIBUIÇÃO DE BLISS PARA A CLASSIFICAÇÃO     Conhecida também como Classificação Bibliográfica, a classificação de Bliss teve como criador o bibliotecário do College of City of New York, Henry Evelyn Bliss.     Antes de publicar o seu sistema de classificação, Bliss havia publicado outras obras, a saber: “[...] a) Organization of knowledge, 1927; b) Organization of knowledge in libraries and the subject approach to books, 1933, 2. ed. em 1939; c) A system of bibliographic classification, 1935, 2. ed. em 1936” (BARBOSA, 1969, p. 145).     Seu sistema foi apontado como um dos melhores desenvolvimentos de classes encontrado em classificações bibliográficas.     Uma de suas principais características é a possibilidade de classificações alternativas.     Seu sistema é dividido em quatro grandes classes: Filosofia; Ciência; História; Tecnologia e Arte.     As obras gerais dos outros sistemas são chamadas por Bliss de Classes numéricas anteriores.     Em suma, a classificação de Bliss dá liberdade ao classificador porém, infelizmente, seu sistema não apresenta explicações nem exemplos de sua aplicação, tornando-o de difícil aprendizado.      5 CLASSIFICAÇÃO DE RANGANATHAN     O mais atual sistema de classificação foi criado pelo indiano Shiyali Ramanrita Ranganathan. Nascido em 1892, Ranganathan estudou na Hind High School, em Shiali, e conseguiu a graduação em matemática no Christian College, da Universidade de Madras.     Com a sua nomeação, em 1924, de bilbiotecário da Madras University Library, Ranganathan começou a desencadear um profundo interesse na área de Biblioteconomia, principalmente por classificações e administração de bibliotecas, passando então a estudar na School of Librarianship, da Universidade de Londres.     Seguindo conselhos de Berwick Sayers, “Ranganathan dedicou-se à leitura de obras de Biblioteconomia, estagiou na Croydon Public Libraries e visitou diversas bibliotecas da Grã-Bretanha”(PIEDADE, 1977, p.156).     A partir desta divergência, Ranganathan idealizou um sistema de classificação analítico-sintético, o qual motivou profunda mudança nos estudos teóricos de classificação. A necessidade de criar um novo sistema, surgiu dos estudos dos sistemas até então existentes, observando suas aplicabilidades em várias bibliotecas e verificando as limitações de cada um quanto a abrangência de todos os aspectos de um assunto.    O seu sistema, considerado bem mais elástico que os demais, adotou “o uso dos dois pontos (:) como símbolo para correlacionar idéias diferentes” (BARBOSA, 1969, p. 165). Daí sua nomeação, Colon Classification ou Classificação dos Dois Pontos. Em 1925, ao voltar da Índia, aplicou seu novo sistema de classificação na Universidade de Madras. Reconheceu que Bliss teria influenciado nas suas teorias de classificação.     A numeração do capítulo foi feita de forma paralela, sempre com o capítulo seguinte retomando o anterior. A primeira edição da Colon Classification data de 1933, seguindo com edições revisadas e acrescentadas até 1960.     Sua estrutura está dividida em 41 classes principais (main classes). A notação é mista, utilizando algarismos arábicos, letras maiúsculas e minúsculas, letras gregas e sinais gráficos, além de indicadores especiais de faceta. Ela é totalmente expressiva, hierárquica e altamente mnemônica. “É o único esquema com uma série completa de regras explícitas”( LANGRIDGE, 1977, p. 91). As tabelas auxiliares são divididas em subdivisões geográficas, políticas, orientadas, fisiográficas, cronológicas, por línguas e comuns.     Ranganathan reconhece cinco tipos de relacionamento entre assuntos:    1.General;    2.Bias;    3.Comparacion;    4.Difference;    5.Influencing.    Sua empregabilidade atual é em bibliotecas da Índia, porém exercendo forte influência sobre estudiosos e autores de classificações nos atuais estudos.     O que pode ser destacado, é que este sistema é pioneiro da classificação moderna e ainda o único esquema geral completamente facetado, além de ser único quanto à coerência e sistematização. Ele certamente exercerá a mais forte atração naquele que procura a perfeição.     6 LIBRARY OF CONGRESS     Criada em fins do século XIX, mais exatamente em 24 de abril de 1800, a Library of Congress, ou Biblioteca do Congresso (Estados Unidos - EUA), foi inaugurada com uma coleção de 3.000 volumes. Os livros, que antes eram ordenados por tamanho, em 1892 já estavam divididos em 18 classes, baseadas nas classificações de Francis Bacon, com adaptação de Diderot e d’Alembert. Em 1815 fora adquirida a coleção de Thomas Jefferson, constituindo assim, a nova biblioteca.     Após a mudança de prédio, em 1897, os bibliotecários, sentiram a necessidade de criar um novo sistema de classificação, que comportasse o crescente acervo. Designados por John Russel Young, então diretor da entidade, James Hanson e Charles Martel tomaram por guia a Classificação Expansiva de Cutter, “introduzindo grandes modificações, especialmente quanto a notação.” (PIEDADE, 1977, p.118). A partir deste planejamento em linhas gerais, cada classe foi entregue a diversos especialistas, derivando daí, as pequenas diferenças que ocorrem de uma classe para outra.     As classes são publicadas independentemente umas das outras, e cada uma tem seu próprio índice, sofrendo revisões e acréscimos, conforme a expansão do acervo, publicadas quadrimestralmente no L.C. Classification: Addition and changes.    Em sua estrutura a ordem alfabética é frequentemente utilizada. Na notação, a classificação é mista, contendo letras maiúsculas, e algarismos arábicos, de 1 a 9.999, precedidos por um ponto, chamada de números-de-Cutter, por ser semelhante as conhecidas Author marks, projetadas por Cutter.     A Classificação da Library of Congress baseou-se em 21 classes principais, representadas de A-Z, excerto pelas letras I, O, N, X e Y, deixadas para futuras expansões, sendo igualmente adotada por diversas bibliotecas dos EUA e no mundo.     O sistema da Biblioteca do Congresso tem a flexibilidade para classificar qualquer tipo de material, é muito detalhado, bastante enumerativo, porém recorrente à síntese, quando aplicada suas inúmeras tabelas auxiliares. É um esquema prático, para aqueles que acreditam em soluções simples.     7 CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY     Sendo muito utilizada em todo o mundo e especialmente em bibliotecas públicas, CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY foi criada pelo bibliotecário Melvil Dewey e teve sua primeira edição publicada em 1876. Idealizando um sistema de classificação baseado no uso de números em ordem decimal e influenciado pelo sistema de W. T. Harris, Dewey criou o seu próprio sistema.     Em 1976, anonimamente, foi publicada a 1. Edição de Dewey, sob o título A classificação and subject índex for cataloging and arranging the books and pamphlets of a library. Só depois da 16. Edição é que o nome de Dewey passou a fazer parte integrante do título (BARBOSA, 1969, p. 199).     A expansão de seu sistema se deu pela facilidade de memorização e da fácil localização dos livros. O Instituto Internacional de Bibliografia, atualmente conhecido por Federação Internacional de Documentação, tomou por base a CDD para criar seu sistema de organização conhecido hoje como Classificação Decimal Universal ou CDU.     De acordo com Barbosa “a responsabilidade editorial do sistema de Dewey está hoje a cargo de um comitê misto”. Este Comitê tem a responsabilidade de dar continuidade e ser íntegro a numeração estabelecida pelo idealizador do sistema.     Com as Ciências e as Tecnologias em constante mudança e com o surgimento de novas ciências, o Comitê responsável pela CDD entra num dilema: continuar com a integridade ao sistema ou acompanhar a evolução das ciências a cada edição reformulada. O dilema está, conforme citado por Barbosa, em: [...] se um sistema não evolui em terminologia e expansão de assuntos, torna-se, com o passar do tempo, obsoleto e é logo abandonado; se, por outro lado, quer seguir à risca essa mesma evolução, motiva uma eterna reclassificação das coleções, implicando em desperdício de tempo, pessoal e material, o que acaba, também, por levá-lo ao abandono.     Portanto, para serem íntegros com a ideia de Dewey, e não estagnarem na corrente do tempo, os editores da CDD tentam se adequar a essas duas questões, dando primazia a integridade.     Quem também se utilizou da CDD para suas fichas impressas foi a Library of Congress. A CDD tem por base a seguinte estrutura:     As classes principais correspondem a grosso modo, às disciplinas fundamentais do conhecimento, a saber: 100 Filosofia, 200 Religião, 300 Ciências Sociais, 500 Ciência, 600 Tecnologia, 700/800 Artes, 900 História (400 Filologia não representa uma disciplina fundamental). A ordem parece não apresentar qualquer princípio (LANGRIDGE, 1977, p. 84).     Para representar uma classe principal são necessários três algarismos. Quando os grandes campos do conhecimento não são subdivididos, a notação é preenchida com um ou dois zeros.     Exceto por obras gerais e ficção, as obras são classificadas principalmente por assunto, com extensões para relações entre assuntos, local, época ou tipo de material, produzindo números de classificação de no mínimo três dígitos e de tamanho máximo indeterminado, com um ponto decimal antes do quarto dígito.     Como qualquer sistema de classificação, a CDD tem seus pontos negativos e positivos. Para tanto, aqui, vale salientar apenas os pontos positivos, como sua grande flexibilidade, o sistema de Dewey é altamente memorizável e sempre atualizado por novas edições ou por suplementos.     8 CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL (CDU)     A Classificação Decimal Universal surgiu no inicio do ano 1892. Foi criada pelo advogado belga Paul Otlet (1868-1944) e o professor Henri La Fontaine (1853- 1843).     Ambos tinham um interesse em comum, pois compreendendo a necessidade de melhorar a organização para o controle da bibliografia, fundaram Office International de Bibliographie, com a finalidade de organizar uma bibliografia universal que foi intitulada de Repertoire Bibliographique universal. (PIEDADE, 1977).     Essa classificação tinha seu controle por assunto, para atender melhor as necessidades dos pesquisadores. Na Europa o catálogo era em forma de livro ordenado segundo um sistema de classificação, a ampliação da bibliografia em ficha significou uma inovação para os europeus.     No ano de 1895, foi realizada a primeira Conferência Internacional Bibliográfica em Bruxelas. Nessa conferência foi criado o Instituto Internacional de Bibliografia (IIB), contando com a presença de nomes ilustres da bibliografia Internacional. (BARBOSA, 1969).     Otlet e La Fotaine converteram o repertório recortando as referências do Cataloguo of Prinded Books do British Museum e montando-os em fichas, mas como precisavam de um sistema metódico para ordenação de fichas, utilizaram a Classificação Decimal de Dewey como subsídio para elaboração e ordenação da Classificação Decimal Universal, que antes era conhecida como Classificação de Bruxelas. Em 1905 foi publicada a primeira edição do novo sistema que vem passando por transformações e expansão a cada edição lançada, comprovando-se que hoje, é um sistema de classificação utilizado em várias bibliotecas no mundo. Nesse contexto, percebe-se que a CDU foi originada da Classificação de Dewey, e, segundo Sales (apud PIEDADE, 2008) [...] um sistema hierárquico, com base filosófica, mas que devido ao emprego de sinais gráficos, esboça uma tentativa de classificação em facetas, que surge conscientemente apenas com a Classificação de Dois Pontos de Ranganathan. A maior articulação veiculada por meio de dispositivos sintagmáticos para traduzir linguagem natural por meio de notações, fez com que a CDU se tornasse o primeiro sistema de classificação a viabilizar a síntese de dois ou mais assuntos. Com suas divisões de classes principais e subdivisões derivadas da CDD, a CDU avança a Classificação preconizada por Dewey ao adotar em suas notações sistemas semióticos que cumprem funções distintas de relacionamento entre os assuntos. As notações da CDU podem ser formadas por números, letras, símbolos gregos, marcas de pontuação, ou ainda a combinação de todos.     Pode-se concluir com o exposto que, a CDU utiliza diversas maneiras de sintetizar os assuntos que serão organizados, dessa maneira fica mais fácil os usuários encontrarem as informações desejadas. Com a CDD as facetas são em menor número, não são utilizadas a junção de letras, números e símbolos. Esse é um fator que pode dificultar o acesso à informação.      9 CONCLUSÃO     A partir das pesquisas realizadas sobre a classificação e seus colaboradores, constatou-se que, embora algumas formas de classificar tenham entrado em desuso, os esforços feitos pelos seus criadores deram subsídio a novas classificações.     Foi demonstrado que na CDD existiu um grande dilema: ser íntegro ao sistema ou acompanhar o crescimento e a criação de novas ciências, porém, percebe-se que estes problemas não são pertinentes apenas a CDD, mas sim a toda e qualquer classificação. Na era da informação, a possibilidade de novas ciências e com elas os novos conceitos surgirem é imensa.     Para tanto, se faz necessário a observação e a paciência de procurar evoluir lado a lado com as ciências e as tecnologias, para que a informação seja bem classificada, posteriormente indexada e finalmente representada para seu rápido e fácil acesso. REFERÊNCIAS ARAÚJO, Carlos Alberto Ávila. Fundamentos teóricos da classificação. Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Florianópolis, n. 22, p.117-139, 2006. Semestral. BARBOSA, Alice Príncipe. Teoria e prática dos sistemas de classificação bibliográfica. Rio de Janeiro: Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação, 1969. LANGRIDGE, Derek. Classificação: abordagem para estudantes de biblioteconomia. Rio de Janeiro: Interciência, 1977. PIEDADE, Maria Antonieta Requião. Introdução à teoria da classificação. Rio de Janeiro: Interciência, 1977. SALES, Rodrigues de. Tesauro e ontologias sob a luz da teoria comunicativa da terminologia. 2008. 210 f. Dissertação (Mestrado em ciência da informação) – Universidade Federal de Santa Catarina, Departamento de Ciência da informação e documentação, Florianópolis, 2008. Disponível em: <http://www.tede.ufsc.br/teses/PCIN0030-D.pdf>. Acesso em: 22 jun. 2009. 1 Artigo apresentado ao XV Seminário de Pesquisa do Centro de Ciências Sociais Aplicadas. 2 Discentes do 3º período do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. 3 Drª em Comunicação e Informação. Professora do Departamento de biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

FICHA CATALOGRÁFICA (AACR2)

    Adotado no Brasil pelo código de catalogação Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2), a ficha catalográfica é um conjunto de dados sistematicamente ordenados, que traz a descrição física e temática do trabalho,
    É um elemento obrigatório segundo a NBR 14724/2005. Deve ser impressa no verso da página de rosto, na parte inferior da folha com o tamanho padrão de 7,5 cm X 12,5 cm.
 A entrada principal é pelo último sobrenome do autor
 Quando houver mais de um autor na obra, a entrada deve ser dada pelo primeiro autor e os demais mencionados no corpo da ficha catalográfica
 Iniciar o título abaixo da 4ª letra do último sobrenome do autor, se houver subtítulo deve iniciar após o título, precedido de dois pontos, voltar para 1ª letra do sobrenome do autor.
 Observar atentamente os sinais de pontuação;
 O ponto (.), a vírgula (,) e o ponto e vírgula (;) são usados sem espaço antes e com um espaço depois;
 A barra oblíqua (/) deve ser usada com um espaço antes e com
um espaço depois;
 O hífen que antecede o nome da Instituição de Ensino é usado com espaço antes e depois;
 Entre os parênteses e o texto não indicar espaço;
 Para digitar o travessão, usar 2 hífens (--);
 O CDD e PHA serão fornecidos pela Bibliotecária
 O tipo de fonte deverá ser a mesma utilizada no seu trabalho.

Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos

Claudia Lacombe Rocha

Márcia Helena de Carvalho Ramos

Margareth da Silva

Rosely Cury Rondinelli

Revisão por Alba Gisele Gouget

      Introdução

   Este texto tem por objetivo sistematizar conceitos e estratégias relativos à gestão arquivística de documentos eletrônicos para subsidiar os trabalhos da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE). Nosso desafio é propor instrumentos – diretrizes, normas e padrões – que assegurem a produção e a manutenção de documentos confiáveis no ambiente eletrônico.

     Atualmente, as organizações públicas e privadas e os cidadãos estão transformando ou produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravações sonoras, material gráfico, páginas da web etc. O início do século XXI já apresenta um mundo fortemente dependente do documento arquivístico digital como um meio para registrar as funções e as atividades de indivíduos, instituições e governos.

     A informação em formato digital, porém, é extremamente suscetível a intervenções não autorizadas (perda, adulteração e destruição), degradação física e obsolescência tecnológica (hardware, software e formatos), o que compromete sua qualidade e integridade. É necessário, portanto, que os arquivos facilitem o estabelecimento de políticas, procedimentos e práticas para assistir às organizações e apoiá-las a criarem e manterem documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e preserváveis.1

1 Cf. MCDONALD, John. Archives and current records: towards a set of guiding principles, 2000. Disponível em: http://www.ica.org/biblio/principles_eng.htmlICA/CER

    Conceitos básicos

    Adotaram-se como ponto de partida algumas definições a respeito de documento arquivístico, documento arquivístico eletrônico, fidedignidade e autenticidade, que são essenciais para o estabelecimento de diretrizes, padrões e normas que devem nortear a gestão arquivística de documentos eletrônicos.

    1. Documento de arquivo

    Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são:

Suporte: base física do documento;

Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros;

Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;

Contexto jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc. relativos à instituição criadora do documento.

Contexto documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros.

2. Documento eletrônico

Documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por computador.

3. Documento arquivístico eletrônico

Documento arquivístico processado por um computador.

No caso dos documentos eletrônicos, além dos elementos citados acima, apresentam-se também:

Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros.

Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros.

Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).

Segundo Luciana Duranti, o documento de arquivo é gerado no curso de uma atividade prática e serve como fonte de prova da ação que o gerou, sendo que o valor desta fonte depende da fidedignidade e autenticidade do documento.2

2 Apud RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002, p. 64.

Os conceitos de fidedignidade e autenticidade de documentos foram definidos por Heather MacNeil, da Universidade de British Columbia, como:

1. Fidedignidade

Capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que

atesta.3 Refere-se à autoridade e à confiabilidade de um documento.

Está relacionada ao momento da produção do documento.

2. Autenticidade

Capacidade de um documento arquivístico ser o que diz ser. Refere-se à

fidedignidade ao longo do tempo.4 Está relacionada com a forma de

transmissão e as estratégias de preservação e custódia.

3 Idem.

4 Ibidem, p. 66.

    Gestão arquivística de documentos eletrônicos

    O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está registrada num suporte que pode ser conservado por centenas ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica.5

    Os documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de organizações e pessoas, constituem um problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos eletrônicos. Segundo Rosely Rondinelli, apesar de algumas variações de concepções teóricas, a comunidade arquivística internacional reconhece o sistema de gerenciamento arquivístico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criação e a manutenção de documentos eletrônicos confiáveis ou, segundo a diplomática arquivística contemporânea preconizada por Duranti, de documentos eletrônicos fidedignos e

autênticos.6

    O conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos, a partir da década de 1950, como forma de racionalizar a produção documental e facilitar o seu acesso.7 Uma das principais conseqüências da introdução deste conceito foi a elaboração da teoria das três idades, ou ciclo vital, isto é, os documentos de arquivo têm uma idade ou fase, de acordo com as necessidades do órgão que o produziu.

• Documentos correntes: são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objeto de consultas freqüentes; eles podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade órgão produtor;

• Documentos intermediários: são aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do órgão produtor e da instituição arquivística.

• Documentos permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.

5 Ibidem, p. 51.

6 Ibidem, p. 64.

7 Cf. DUCHEIN, Michel. Seminário sobre arquivística contemporânea. Arquivo Nacional,

1982, p. 6-7. Texto datilografado.

    Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe como inovação a noção do documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento de uma certa atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova e informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente a pessoal, orçamento, material, entre outras.

    No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

    A lei reconheceu que as atividades relativas à documentação das fases corrente e intermediária, realizadas pelas entidades produtoras com acompanhamento das instituições arquivísticas, são distintas das atividades da fase permanente, realizadas pelas instituições arquivísticas. Reconheceu também a necessidade da participação das instituições arquivísticas desde o início do processo de produção documental a fim subsidiar os produtores de documentos com informações que facilitem o exercício das suas atividades.

    Além disso, a lei reconheceu, no art. 8º, o conceito de ciclo vital, importante para a definição do valor dos documentos e da responsabilidade pela sua guarda, incluindo sua organização, conservação e condições de acesso e uso.

     Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporados na legislação, subsidiaram e possibilitaram a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade das atividades-meio da administração pública federal. Esses instrumentos são fundamentais para implementar a gestão de documentos, pois permitem uma produção controlada, formas de recuperação da informação arquivística e o estabelecimento de prazos de retenção, que racionalizam a massa documental acumulada.

    A experiência nacional e internacional vem demonstrando que tão importante quanto criar documentos, é saber gerenciá-los. A informação arquivística, organizada e acessível, serve de base para que a própria administração possa tomar decisões, que dizem respeito a todos os cidadãos, e com isso tornar o processo decisório verdadeiramente democrático.

     As atividades de gestão, portanto, não se restringem a evitar a produção de documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a organização e a preservação dos documentos. A gestão abrange todas as operações referentes à produção (definição de suportes, estrutura do documento, incluindo código de classificação de assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento).

    Neste sentido, todas as operações e procedimentos das fases corrente e intermediária têm por objetivo permitir o acesso e o uso dos documentos. O desempenho desse conjunto de atividades precisa ser o mais completo possível, pois a ausência de um dos componentes pode comprometer todo o processo. Como a gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e intermediária, sua efetivação só pode ser alcançada dentro de um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas atividades. Além disso, o sistema deve incorporar ferramentas e mecanismos para implementar a preservação a longo prazo dos documentos arquivísticos intermediários e permanentes.

    No âmbito das organizações públicas e privadas, os documentos eletrônicos tornaram mais urgente a gestão arquivística de documentos, que inclui tanto os documentos tradicionais como os produzidos em meio eletrônico. A gestão arquivística de documentos eletrônicos não difere essencialmente da gestão arquivística de documentos em papel, mas a manutenção dos documentos eletrônicos é mais dependente de um bom sistema de gestão arquivística de documentos.

    Além disso, a produção eletrônica de documentos introduz também os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos. A fim de garantir a produção de documentos de arquivo, fidedignos, autênticos e preserváveis, é fundamental que estes sistemas incorporem o conceito arquivístico e todos os seus requisitos necessários.8

    Com relação ao termo gestão de documentos há um problema conceitual que é necessário esclarecer. A Lei Nacional de Arquivos estabeleceu o conceito de gestão de documentos, compreendendo todos os procedimentos e operações técnicas das fases corrente e intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final, que nesse texto estamos denominando gestão arquivística dos documentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usam o termo gestão. Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática, que passou a utilizar o termo gestão de documentos para alguns procedimentos de recuperação da informação do material digitalizado, implantação de protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, não incorporando o conceito de original para produção de documentos9, código de classificação de assunto, tabela de temporalidade, avaliação e destinação.

    Assim, uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não necessariamente atende a todos os requisitos arquivísticos e jurídicos, aproximando-se, na maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos.

8 Cf. MCDONALD, John, op. cit.

9 Cf. SANTOS, Vanderlei. Gestão de documentos eletrônicos. Brasília: ABARQ, 2002, p. 18.

      Resumiremos aqui as principais diferenças entre Sistema de Informação, Sistema de Gestão de Documentos e Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, conforme definidos pelo programa SIADE – Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Eletrônicos de Portugal e pela CTDE. Sistema de Informação – armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o

desempenho das atividades de uma organização.

    Sistema de Gestão de Documentos – apóia a utilização de documentos para a atividade em curso. Inclui indexação de documentos, gestão de armazenamento, controle de versões, integração direta com outras aplicações e ferramentas para recuperação dos documentos, como por exemplo as ferramentas de GED.

    Sistema de Gestão Arquivística de Documentos – É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização. Inclui código de classificação de assuntos, controle sobre a modificação dos documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e eliminação e fornece um repositório protegido para os documentos de arquivo que sejam significativos para a organização.

     Requisitos funcionais

     Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de condições a serem cumpridas pela instituição produtora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituição. Assim, para implementar programas de gestão arquivística de documentos, é necessária a elaboração dos requisitos, que possibilitarão às instituições públicas e privadas produzir e manter documentos de arquivo fidedignos e autênticos, além de reconhecer documentos arquivísticos em sistemas eletrônicos de informação.

    Com base nos requisitos é possível estabelecer os metadados que fornecerão informações sobre o contexto jurídico-administrativo, documental e tecnológico em que os documentos foram criados, bem como informações sobre seu conteúdo, tramitação etc.

    As iniciativas internacionais têm promovido a sistematização e descrição dos requisitos funcionais para orientar o desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística. Como, por exemplo, o Modelo de Requisitos Funcionais (MoReq) da União Européia e a norma do Departamento de Defesa (DoD), que está sendo assumida pelo Arquivo Nacional dos EUA para toda a administração pública federal.

    Um modelo de requisitos funcionais deve considerar as seguintes diretrizes para garantir a produção e a manutenção de documentos arquivísticos tradicionais e eletrônicos, autênticos e fidedignos:

        – produção de documentos essenciais à administração da organização: evitar duplicação e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo;

    – o documento deve ser completo, isto é, deve conter elementos suficientes que assegurem sua capacidade de sustentar os fatos que atesta: data, hora e lugar da produção, da transmissão e do recebimento; assinatura; nome do autor, do destinatário e do redator; assunto, código de classificação etc;

    – controle sobre procedimentos de produção: os procedimentos de criação devem ser rigorosos, detalhados e rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico devem ser idôneos, prevendo: a limitação de acesso à tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, cartões); a definição de regras de workflow através da integração dos procedimentos administrativos e documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenções feitas no documento.10

    – métodos que garantam a não adulteração dos documentos: mecanismos que garantam a segurança da transmissão, incluindo a capacidade do sistema eletrônico identificar o original; mecanismos de preservação (reprodução e migração) e de verificação da proveniência.

     É necessário que os arquivos facilitem o estabelecimento de programas de gestão arquivística de documentos e articulem a definição de requisitos funcionais, que devem se tornar padrões ou normas, de forma a garantir que sejam incorporados aos sistemas eletrônicos de gestão arquivística.

    Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais quanto à produção, ao acesso contínuo e à preservação de longo prazo, é preciso colocar em prática essas diretrizes, pois do contrário corre-se o risco de perdermos a memória registrada do nosso país.

10 Cf. RONDINELLI, Rosely C., op. cit., p. 64-66.